Digitalizacija procesa brez razvoja novega sistema

Kaj pomeni digitalizacija procesa brez novega sistema#

Digitalizacija procesa brez razvoja novega sistema pomeni, da med seboj povežete obstoječe sisteme – ERP, CRM, dokumentne sisteme in orodja za poročanje – prek API-jev in avtomatizirate korake, ki jih danes izvajajo zaposleni ročno. Namesto da bi zgradili nov osrednji sistem, uredite pretok podatkov med sistemi, ki jih podjetje že uporablja. Rezultat je proces, ki teče brez ročnega prepisovanja podatkov, ročnega pošiljanja obvestil in ročnega usklajevanja med oddelki, obstoječi sistemi pa ostanejo v uporabi.

Ta pristop je smiseln, kadar podjetje že ima delujoč ERP ali CRM, težava pa ni v samem sistemu, temveč v koraku med sistemi. Tipičen primer je naročilo, ki nastane v enem sistemu, podatke zanj pa mora nekdo ročno prenesti v drugega, preveriti in šele nato sprožiti naslednji korak. Tak vmesni korak upočasni proces, poveča možnost napake in je pogosto neviden vodstvu, dokler ne povzroči zamude ali nedoslednosti v podatkih. Digitalizacija takega koraka ne zahteva zamenjave nobenega od obstoječih sistemov.

V Epixu tak projekt izvajamo v okviru API-integracij in sistemskih integracij ter avtomatizacije poslovnih procesov, delovnih tokov in poročanja. Delo lahko prevzamemo v celoti ali kot posamezen projektni sklop, odvisno od tega, koliko sistemov je treba povezati in kako zahtevna je logika med njimi. Pri večjih projektih določimo projektnega vodjo, odgovornosti ekip, roke in način poročanja, tako da ima naročnik ves čas pregled nad potekom dela.

Kdaj nadgradnja obstoječih sistemov zadošča#

Nadgradnja obstoječih sistemov je smiselna, kadar ERP, CRM ali dokumentni sistem, ki ga podjetje uporablja, še vedno pokriva svoj osnovni namen, težava pa je v procesu, ki poteka mimo njega – v e-pošti, preglednicah ali ustnih dogovorih. Če je logika procesa jasna in ponovljiva, jo je mogoče prenesti v avtomatiziran delovni tok, ne da bi spreminjali temeljni sistem. To je razlika med zamenjavo sistema in odpravljanjem vrzeli med sistemi.

Preden se odločite za nadgradnjo namesto za nov sistem, je treba določiti, kateri koraki procesa so danes ročni, kateri podatki za avtomatizacijo manjkajo in kateri od obstoječih sistemov že hrani vir resnice za posamezen podatek. Če teh odgovorov ni, obstaja tveganje, da se avtomatizacija zgradi na napačnih ali podvojenih podatkih. Ta korak analize je enako pomemben kot sama tehnična izvedba, saj določa, ali bo rešitev dolgoročno vzdržljiva.

Za naročnika to pomeni manjše tveganje prehoda, saj se ne menja podatkovni temelj, na katerem že tečejo druge funkcije podjetja – obračun, nabava, poročanje vodstvu. Zaposleni ostanejo v sistemih, ki jih poznajo, spremeni pa se način, kako podatki med njimi potujejo. To praviloma pomeni krajšo pot do uvedbe kot gradnja novega sistema, ker se ne gradi novo uporabniško okolje in ne izvaja migracija celotne podatkovne baze.

Kateri procesi so dobri kandidati za digitalizacijo#

Najboljši kandidati so procesi, ki se ponavljajo po jasnih pravilih in vključujejo več kot en sistem ali oddelek. Če proces zahteva presojo od primera do primera, ga je težje avtomatizirati brez tveganja napačnih odločitev. Če pa gre za ponavljajoč se korak – potrditev, prenos podatka, obvestilo, generiranje poročila – je logiko mogoče zapisati in izvajati samodejno, sistemi pa ostanejo tisti, ki jih podjetje že uporablja.

Drug znak dobrega kandidata je količina ročnega dela, ki ga proces danes zahteva, in število ljudi, ki so vanj vključeni zgolj zato, da prenašajo podatke med sistemi. Če več oddelkov čaka drug na drugega, preden lahko nadaljuje delo, avtomatizacija tega vmesnega koraka pogosto prinese največjo razliko v vsakodnevnem delovanju, ne da bi bilo treba spreminjati sisteme, v katerih posamezen oddelek dela.

Ko izbirate, s katerim procesom začeti, je smiselno oceniti tudi, kako pogosto se izvaja in koliko ljudi neposredno vpliva. Proces, ki teče vsak dan in vključuje več oddelkov, prinese vidnejšo spremembo kot proces, ki se zgodi le nekajkrat letno, tudi če je slednji na videz bolj zapleten. Ta prednostna razvrstitev pomaga določiti, kje digitalizacija najprej prinese občutno razliko v vsakodnevnem delu.

• odobritveni postopki med oddelki
• naročanje in nabava
• poročanje vodstvu iz več virov
• obveščanje zaposlenih ali strank
• obdelava dokumentov in pogodb
• usklajevanje podatkov med sistemi

Analiza obstoječih sistemov pred začetkom dela#

Preden se lotimo integracije ali avtomatizacije, pregledamo obstoječe sisteme, njihovo arhitekturo, infrastrukturo in podatke, ki jih je treba povezati. To velja tudi, kadar podjetje prevzema nedokončan projekt drugega izvajalca – pregled izvorne kode in podatkovne strukture pokaže, kaj je mogoče nadgraditi in kje je treba popraviti temelje, preden se doda nova funkcionalnost.

Analiza je pomembna, ker pokaže, kateri sistem je za posamezen podatek vir resnice, kje se podatki podvajajo in kje API, ki bi ga integracija potrebovala, sploh ne obstaja. Brez tega pregleda se avtomatizacija lahko zgradi na napačni predpostavki, kar se pokaže šele, ko je proces že v uporabi in napako v podatkih opazijo uporabniki ali stranke.

Za naročnika to pomeni, da se pred podpisom obsega dela natančno ve, kateri sistemi bodo vključeni, kaj bo integracija zahtevala od vsakega izmed njih in kje so morebitne omejitve. Izvorna koda in podatki ostanejo last naročnika, dokumentacija, dostopi in gesla pa so del primopredaje, tako da naročnik ni odvisen od enega izvajalca za nadaljnje spremembe.

Vloga API-integracij pri povezovanju sistemov#

API-integracija poveže dva ali več sistemov tako, da si samodejno izmenjujeta podatke, brez da bi kdo od zaposlenih podatek ročno prepisal iz enega v drugega. Če ERP hrani podatek o naročilu, CRM pa podatek o stranki, integracija poskrbi, da oba sistema vedno vidita isto, ažurno stanje, ne da bi bilo treba to stanje usklajevati ročno.

Kjer neposredna povezava med sistemi ni mogoča ali ni smiselna, lahko vmesni korak prevzame avtomatiziran delovni tok, ki podatke prebere iz enega sistema, jih preveri ali dopolni in zapiše v drugega. Enak pristop uporabimo pri povezovanju dokumentnih sistemov s poslovnimi aplikacijami ali pri združevanju podatkov iz več virov v eno poročilo za vodstvo.

Pri izbiri, kateri podatki naj se prenašajo samodejno in kateri ostanejo pod ročnim nadzorom, je treba upoštevati tudi, kako pogosto se podatek spreminja in kdo je zanj odgovoren. Kadar je vir podatka jasno določen v enem sistemu, integracija poskrbi, da ta podatek do drugih sistemov pride brez zamude in brez ročnega usklajevanja med oddelki, ki bi sicer podaljšalo pot do končne odločitve.

• povezava ERP in dokumentnega sistema
• sinhronizacija podatkov o strankah med sistemi
• samodejen prenos naročil med oddelki
• generiranje poročil iz več virov podatkov
• obveščanje po e-pošti ali internih kanalih
• prenos podatkov v sisteme za analitiko

Avtomatizacija delovnih tokov in poročanja#

Avtomatizacija delovnega toka pomeni, da se korak, ki ga je do zdaj sprožil človek – potrditev dopusta, odobritev naročila, pošiljanje opomnika – zgodi samodejno, ko so izpolnjeni vnaprej določeni pogoji. Pravila za tak korak se zapišejo enkrat, nato pa proces teče brez dodatnega ročnega posredovanja, dokler se poslovna logika ne spremeni.

Enak pristop velja za poročanje: namesto da nekdo enkrat tedensko ali mesečno ročno zbira podatke iz več sistemov v eno preglednico, se poročilo sestavi samodejno iz podatkov, ki že obstajajo v ERP, CRM ali drugih sistemih. Vodstvo tako dobi pregled ob dogovorjenem času, brez čakanja na ročno pripravo.

Ta del projektov spada med tiste, ki jih pri Epixu izvajamo v okviru avtomatizacije poslovnih procesov, delovnih tokov in poročanja ter obveščanja. Obseg se prilagodi glede na to, koliko pravil in izjem proces vsebuje, saj bolj zapletena logika zahteva natančnejšo analizo pred implementacijo, ne pa nujno zamenjave sistemov, v katerih podatki nastajajo.

Varnost podatkov in testiranje pred uvedbo#

Pri povezovanju sistemov je varnost podatkov enako pomembna kot funkcionalnost. Razvojno, testno in produkcijsko okolje ločimo, v testnem okolju pa ne uporabljamo pravih osebnih podatkov. Tako se nova integracija ali avtomatizacija preizkusi, preden pride v stik s pravimi podatki strank, zaposlenih ali poslovnih partnerjev.

Vsaka sprememba gre pred objavo v produkcijsko okolje skozi pregled in testiranje. To vključuje testne scenarije, ročno in avtomatizirano testiranje, testiranje API-jev in regresijsko testiranje, po potrebi pa tudi testiranje v okviru CI/CD, tako da se preveri ne le nova funkcionalnost, temveč tudi vpliv na že delujoče dele sistema.

Pred zagonom v redno uporabo izvedemo prevzemno testiranje po vnaprej dogovorjenih merilih, kjer naročnik potrdi, da rešitev dela tako, kot je bilo dogovorjeno. Pri zahtevnejših projektih lahko testiranje izvede neodvisna QA ekipa, ločena od razvojne ekipe, kar zmanjša tveganje, da bi napako spregledal isti tim, ki je rešitev razvil.

• testni scenariji za vsak korak procesa
• ročno testiranje ključnih poti
• avtomatizirano in regresijsko testiranje
• testiranje API-jev med sistemi
• testiranje v okviru CI/CD
• prevzemno testiranje po dogovorjenih merilih

Vpliv na zaposlene in potek dela#

Digitalizacija procesa spremeni predvsem to, kako zaposleni pridejo do informacije, ne pa nujno sistema, v katerem delajo. Nekdo, ki je do zdaj čakal na e-pošto s podatkom iz drugega oddelka, ta podatek po avtomatizaciji dobi samodejno, ob pravem trenutku, v sistemu, ki ga že uporablja. To zmanjša število vmesnih korakov, ne pa nujno števila sistemov na zaslonu.

Ker se proces spremeni, je smiselno, da so ključni uporabniki vključeni že v fazo analize in nato v prevzemno testiranje, preden rešitev pride v redno uporabo. Njihovo poznavanje izjem in posebnih primerov v procesu je pogosto ključno za to, da avtomatizacija pokrije resnične situacije, ne le idealiziran potek, ki je viden na papirju.

Za vodstvo to pomeni, da mora vnaprej določiti, kdo v posameznem oddelku sodeluje pri opredelitvi pravil in kdo potrjuje, da je rešitev pripravljena za uvedbo. Jasna razmejitev teh vlog skrajša čas usklajevanja med analizo in uvedbo ter zmanjša tveganje, da bi bila rešitev zgrajena na napačnih predpostavkah o tem, kako proces dejansko poteka.

Kako izbrati izvajalca za tak projekt#

Pri izbiri izvajalca za digitalizacijo procesa brez novega sistema je ključno, da zna delati z obstoječimi sistemi, ne le graditi na prazno. To pomeni sposobnost pregleda tuje izvorne kode, obstoječe arhitekture in podatkov ter prevzema dela, ki ga je morda začel drug izvajalec, ne da bi bilo treba vse zgraditi znova.

Enako pomembna je jasna razmejitev odgovornosti: kdo je lastnik izvorne kode in podatkov, kako poteka komunikacija med projektnim vodjo in naročnikom ter kaj se zgodi po uvedbi. Izvajalec, ki po zaključku projekta preda dokumentacijo, dostope in gesla, naročniku omogoča, da ni odvisen od enega ponudnika za vse prihodnje spremembe.

Pri Epixu in naši specialistični partnerski mreži lahko projektne ekipe sestavimo glede na zahtevnost posameznega sklopa – od integracij in avtomatizacije do varnosti, testiranja in podpore po uvedbi. Obseg prevzema je lahko celoten projekt, od analize do SLA podpore, ali le posamezen tehnični sklop, kjer naročnik ostalo izvaja sam ali z drugim partnerjem.

• izkušnje s povezovanjem obstoječih sistemov prek API-jev
• sposobnost prevzema nedokončanega ali tujega projekta
• jasna razmejitev lastništva kode in podatkov
• dogovorjen način komunikacije in poročanja med projektom
• neodvisno testiranje pred uvedbo v redno uporabo
• podpora po uvedbi z opredeljenimi razredi SLA

Kaj določa obseg in ceno projekta#

Cene digitalizacije procesa ne moremo podati brez pregleda konkretnega primera, saj je odvisna od tega, koliko sistemov je treba povezati, kakšni so njihovi API-ji in koliko izjem vsebuje proces, ki ga digitaliziramo. Enostavna avtomatizacija enega koraka med dvema sistemoma je drugačen projekt kot povezovanje več sistemov v celoten delovni tok s poročanjem in obveščanjem.

Na obseg vpliva tudi to, ali gre za nov korak ali za prevzem in nadgradnjo obstoječe, morda nedokončane rešitve, koliko podatkov je treba pregledati in uskladiti ter kakšne so zahteve glede varnosti in revizijske sledi, kar je še posebej pomembno v javnem sektorju in reguliranih panogah. Tudi obseg testiranja in raven podpore po uvedbi vplivata na to, koliko dela projekt zahteva.

Zato pred določitvijo obsega dela predlagamo krajšo analizo, ki proces razčleni na sklope, tako da je vsak sklop mogoče oceniti in izvesti ločeno. To naročniku omogoča, da vidi, kateri del prinese največjo razliko v vsakodnevnem delu, in se odloči, ali projekt izvede v celoti naenkrat ali po korakih.