Avtomatizacija dokumentov in poslovne dokumentacije.

Kdaj nas običajno vključijo#

• isti korak se ponavlja vsak dan
• podatki se prepisujejo med sistemi
• odobritve se izgubljajo v e-pošti
• poročila se sestavljajo ročno
• nihče nima pregleda, kje se je proces ustavil

Kaj to pomeni za vas#

• manj ročnega prepisovanja med sistemi
• vsak korak ima čas, nosilca in status
• izjeme so vidne, ne skrite
• proces teče tudi, ko je nekdo odsoten

Kaj pokrivamo#

• generiranje iz predlog (DOCX, PDF)
• podatki iz CRM ali ERP
• verzije in zgodovina
• elektronsko potrjevanje
• shramba in poimenovanje
• pošiljanje in sledenje

Kje se pri dokumentih izgublja čas#

Ročno sestavljanje dokumenta iz podatkov, ki že obstajajo v sistemu, ni samo počasno - je tudi najpogostejši vir napak v znesku, imenu ali datumu, ki jih nihče ne opazi do trenutka, ko jih opazi stranka.

• ponudbe, ki se sestavljajo iz prejšnje ponudbe
• pogodbe, v katerih ostanejo podatki druge stranke
• poročila, ki nastanejo z ročnim prepisovanjem
• dokumenti, shranjeni pod imeni, ki jih razume le avtor
• potrjevanje, ki teče po elektronski pošti

Predloga je poslovno pravilo, ne oblika#

Ko dokumenti nastajajo iz predlog, se pravila zapišejo enkrat: kdaj se doda določena klavzula, kateri popust je dovoljen, kdaj je potreben dodaten podpis. Od takrat naprej so enaka za vse, ne odvisna od tega, kdo je dokument pripravil.

Dokumentni sistem ali avtomatizacija dokumentov#

To sta dve različni stvari, ki se pogosto zamenjujeta. Dokumentni sistem hrani dokumente: kje so, katera različica velja, kdo jih sme videti. Avtomatizacija dokumentov pa jih ustvari, preusmeri in vpiše v druge sisteme brez ročnega dela.

V večjih podjetjih pogosto potrebujete oboje - in bistveno je, da sta povezana z ERP, sicer nastane še en otok podatkov.

Dokumenti in ERP#

Največ časa se ne izgubi pri iskanju dokumenta, ampak pri prepisovanju: podatek z računa dobavitelja v ERP, podatek iz ERP v ponudbo, podatek iz ponudbe v pogodbo. Vsak prepis je priložnost za napako, in napake v teh dokumentih so drage.

• prejeti računi: zajem, preverjanje proti naročilnici, vpis v ERP
• ponudbe in pogodbe iz podatkov v ERP ali CRM
• elektronski podpis znotraj poteka odobritve
• pravila hrambe glede na vrsto dokumenta
• iskanje po vsebini, ne le po imenu datoteke

Kako uvedba poteka v večjem podjetju#

Dokumentni procesi segajo čez oddelke - nabava, računovodstvo, pravna služba, vodstvo. Zato uvedba ne sme začeti z vsemi dokumenti hkrati, ampak z enim tokom, ki ima jasnega lastnika in merljiv prihranek.

• izbor enega toka z največ ročnega dela
• popis današnjega poteka, kot dejansko teče
• pravila, izjeme in kdo odloča pri izjemi
• vzporedno delovanje, dokler rezultat ni potrjen
• nato naslednji tok, po istem vzorcu

Kako avtomatiziramo#

Nadzor in sledljivost#

Sorodno delo#

Pogosta vprašanja#

Opišite, kaj potrebujete#

Nekaj stavkov je dovolj: kaj potrebujete, za kateri proces ali sistem in do kdaj. Odgovorimo vam po e-pošti.

Sorodne rešitve#