Avtomatizacija · Dokumenti
Avtomatizacija dokumentov in poslovne dokumentacije.
Ponudbe, pogodbe, poročila in obrazci se sestavijo iz podatkov v sistemu, v vaši obliki in z vašimi pravili.
Kdaj nas običajno vključijo
- isti korak se ponavlja vsak dan
- podatki se prepisujejo med sistemi
- odobritve se izgubljajo v e-pošti
- poročila se sestavljajo ročno
- nihče nima pregleda, kje se je proces ustavil
Ni vsak korak vreden avtomatizacije
Če se korak ponovi nekajkrat letno, avtomatizacija ne povrne vložka. Zato pred razvojem izmerimo, kolikokrat se proces dejansko izvede.
Kaj to pomeni za vas
- manj ročnega prepisovanja med sistemi
- vsak korak ima čas, nosilca in status
- izjeme so vidne, ne skrite
- proces teče tudi, ko je nekdo odsoten
Kaj pokrivamo
- generiranje iz predlog (DOCX, PDF)
- podatki iz CRM ali ERP
- verzije in zgodovina
- elektronsko potrjevanje
- shramba in poimenovanje
- pošiljanje in sledenje
Kje se pri dokumentih izgublja čas
Ročno sestavljanje dokumenta iz podatkov, ki že obstajajo v sistemu, ni samo počasno - je tudi najpogostejši vir napak v znesku, imenu ali datumu, ki jih nihče ne opazi do trenutka, ko jih opazi stranka.
- ponudbe, ki se sestavljajo iz prejšnje ponudbe
- pogodbe, v katerih ostanejo podatki druge stranke
- poročila, ki nastanejo z ročnim prepisovanjem
- dokumenti, shranjeni pod imeni, ki jih razume le avtor
- potrjevanje, ki teče po elektronski pošti
Predloga je poslovno pravilo, ne oblika
Ko dokumenti nastajajo iz predlog, se pravila zapišejo enkrat: kdaj se doda določena klavzula, kateri popust je dovoljen, kdaj je potreben dodaten podpis. Od takrat naprej so enaka za vse, ne odvisna od tega, kdo je dokument pripravil.
Kako avtomatiziramo
Sprožilec
Kaj proces sproži: prejeta e-pošta, nov zapis, datum, oddan obrazec ali dogodek v drugem sistemu.
Potek in pravila
Koraki, pogoji in odgovornosti se zapišejo tako, kot proces dejansko teče, ne kot je opisan v postopkovniku.
Integracije
Podatek se prenese med sistemi enkrat in v pravi obliki, brez ročnega prepisovanja.
Izjeme
Kar ne ustreza pravilom, gre v čakalno vrsto s pojasnilom, ne v tiho napako.
Nadzor in sledljivost
Potrditve
Kjer je potrebna odločitev človeka, sistem počaka in zabeleži, kdo je potrdil.
Dnevnik
Vsak korak ima čas, vhod, izhod in status. Napako je mogoče ponoviti in odpraviti.
Poročanje
Koliko primerov je steklo samodejno, koliko jih je čakalo in kje se zatika.
Sorodno delo
Pogosta vprašanja
Koliko časa traja postavitev?
Odvisno od števila korakov in sistemov. Prvi delujoč del običajno steče v nekaj tednih.
Kaj se zgodi z izjemami?
Gredo v čakalno vrsto s pojasnilom in jih obravnava človek. Nič ne izgine tiho.
Ali je vsak proces vreden avtomatizacije?
Ne. Če se izvede nekajkrat letno, se vložek ne povrne - to izmerimo pred razvojem.
Sorodne rešitve
Se sliši kot vaš projekt?
Pošljite opis projekta, obstoječi sistem, razpisno dokumentacijo ali datum dogodka.