Avtomatizacija · E-pošta
Avtomatizacija e-pošte in vhodnih zahtevkov.
Razvrščanje, izluščenje podatkov, priprava predloga odgovora in zapis v sistem - brez ročnega prepisovanja.
Kdaj nas običajno vključijo
- isti korak se ponavlja vsak dan
- podatki se prepisujejo med sistemi
- odobritve se izgubljajo v e-pošti
- poročila se sestavljajo ročno
- nihče nima pregleda, kje se je proces ustavil
Ni vsak korak vreden avtomatizacije
Če se korak ponovi nekajkrat letno, avtomatizacija ne povrne vložka. Zato pred razvojem izmerimo, kolikokrat se proces dejansko izvede.
Kaj to pomeni za vas
- manj ročnega prepisovanja med sistemi
- vsak korak ima čas, nosilca in status
- izjeme so vidne, ne skrite
- proces teče tudi, ko je nekdo odsoten
Kaj je mogoče
- razvrščanje po vrsti sporočila
- izluščenje podatkov iz priponk
- samodejno odpiranje naloge
- predlog odgovora za potrditev
- opomniki in eskalacije
- zapis komunikacije v CRM
Katera pošta se da obdelati samodejno
Samodejna obdelava je smiselna tam, kjer sporočila prihajajo v podobni obliki in v večjem številu. Pri enkratnem sporočilu, ki zahteva presojo, avtomatizacija ne prihrani ničesar.
- naročila in povpraševanja v ponavljajoči se obliki
- računi in dobavnice v priponkah
- prijave in obrazci s spletne strani
- obvestila drugih sistemov
- ponavljajoča se vprašanja strank
Odgovor gre ven šele, ko ga nekdo potrdi
Samodejno pošiljanje odgovorov brez pregleda je najhitrejši način, da avtomatizacija naredi škodo. Zato je privzeta postavitev takšna, da sistem pripravi predlog, človek pa ga potrdi - dokler ni z izkušnjo dokazano, da je za določeno vrsto sporočil potrjevanje odveč.
- predlog odgovora, ki ga je mogoče urediti
- jasno označeno, kaj je pripravil sistem
- seznam sporočil, ki jih sistem ni znal razvrstiti
- zapis, kdo je odgovor potrdil
Kako avtomatiziramo
Sprožilec
Kaj proces sproži: prejeta e-pošta, nov zapis, datum, oddan obrazec ali dogodek v drugem sistemu.
Potek in pravila
Koraki, pogoji in odgovornosti se zapišejo tako, kot proces dejansko teče, ne kot je opisan v postopkovniku.
Integracije
Podatek se prenese med sistemi enkrat in v pravi obliki, brez ročnega prepisovanja.
Izjeme
Kar ne ustreza pravilom, gre v čakalno vrsto s pojasnilom, ne v tiho napako.
Nadzor in sledljivost
Potrditve
Kjer je potrebna odločitev človeka, sistem počaka in zabeleži, kdo je potrdil.
Dnevnik
Vsak korak ima čas, vhod, izhod in status. Napako je mogoče ponoviti in odpraviti.
Poročanje
Koliko primerov je steklo samodejno, koliko jih je čakalo in kje se zatika.
Sorodno delo
Pogosta vprašanja
Koliko časa traja postavitev?
Odvisno od števila korakov in sistemov. Prvi delujoč del običajno steče v nekaj tednih.
Kaj se zgodi z izjemami?
Gredo v čakalno vrsto s pojasnilom in jih obravnava človek. Nič ne izgine tiho.
Ali je vsak proces vreden avtomatizacije?
Ne. Če se izvede nekajkrat letno, se vložek ne povrne - to izmerimo pred razvojem.
Sorodne rešitve
Se sliši kot vaš projekt?
Pošljite opis projekta, obstoječi sistem, razpisno dokumentacijo ali datum dogodka.