AI · Dokumenti
AI za obdelavo in razumevanje dokumentov.
Sistem prebere dokument, ga razume in pretvori v strukturirani zapis, ki ga lahko uporabijo drugi sistemi.
AI deluje v zaprtem okolju brez povezave s spletom in uporablja samo vaše dokumente.
Kdaj nas običajno vključijo
- zaposleni iščejo informacije po dokumentih
- dokumenti se pregledujejo ročno
- podpora odgovarja na ista vprašanja
- potrebujete klasifikacijo ali izluščenje podatkov
- želite AI vključiti neposredno v poslovni proces
Vaši dokumenti ostanejo pri vas
AI za obdelavo dokumentov postavimo v zaprto okolje, ki ni povezano s spletom. Deluje samo z dokumenti in podatki, ki mu jih posredujemo, zato se vaši dokumenti ne pošiljajo v javne AI storitve ali na internet.
Kaj to pomeni za vas
- Manj časa za iskanje informacij.
- Manj ročnega prepisovanja podatkov.
- Hitrejša obdelava dokumentov in zahtevkov.
- Bolj enoten odgovor zaposlenih.
- Jasna sled, od kod odgovor prihaja.
Problem → rešitev
Katere dokumente obdelujemo
- pogodbe
- razpisno dokumentacijo
- račune
- obrazce
- interne dokumente
- tehnično dokumentacijo
- dopise in vloge
Kaj AI naredi z dokumentom
Bere in kategorizira
Prepozna vrsto dokumenta in ga uvrsti v pravi postopek.
Strukturira
Izlušči polja, ki jih potrebujejo vaši sistemi: podatke o strankah, zneske, datume in reference.
Primerja in preverja
Primerja različice, preveri skladnost s predlogo in opozori na odstopanja.
Najde manjkajoče
Opozori, kateri podatki ali priloge manjkajo, preden gre dokument naprej.
Povzame
Pripravi povzetek z izpostavljenimi tveganji in obveznostmi.
Izlušči roke in zahteve
Iz razpisne ali pogodbene dokumentacije izlušči roke, pogoje in druge zahteve.
Primeri uporabe
Razpisna dokumentacija
Iz obsežne razpisne dokumentacije sistem izlušči pogoje, roke in zahtevane reference.
Vhodni računi
Podatki se prenesejo v računovodski sistem brez ročnega prepisovanja.
Pogodbe
Pregled obveznosti, rokov in odstopanj od standardne predloge.
Kako varujemo vaše dokumente
Pogodbe, računi ter kadrovske in poslovne evidence pogosto vsebujejo najobčutljivejše podatke podjetja. Zato je varnost del zasnove od prvega dne, ne dodatek na koncu.
- zaprto okolje brez povezave s spletom
- AI se uči in odgovarja samo na podlagi dokumentov in podatkov, ki mu jih posredujemo
- dokumenti se ne pošiljajo v javne AI storitve
- dostop po vlogah in zapis, kdo je kaj pregledal ali spremenil
- podatke z nizko stopnjo zanesljivosti pred prenosom v ERP ali drug sistem potrdi človek
Pot dokumenta skozi sistem
Prevzem
dokument prispe po e-pošti, prek obrazca, iz mape ali iz dokumentnega sistema
Branje
pretvorba v besedilo; pri skeniranih dokumentih uporabimo razpoznavo besedila
Razvrstitev
za kateri tip dokumenta gre in kam sodi
Izluščenje
branje polj, ki jih zahteva poslovni proces
Preverjanje
primerjava z obstoječimi podatki, pravili in šifranti
Strukturiran zapis
podatek v obliki, ki jo lahko uporabijo drugi sistemi
Usmeritev
dokument in podatki se posredujejo pravi osebi ali v pravi sistem
Pregled človeka
mejni primeri se pošljejo v potrditev, namesto da bi sistem ugibal
Arhiviranje
shramba z metapodatki in revizijsko sledjo
Natančnost in mejni primeri
Noben sistem za branje dokumentov ni stoodstotno natančen, zato je pomembno, kaj se zgodi, kadar sistem ni prepričan. Pravilna zasnova omogoča, da sistem svojo negotovost pokaže: zapis označi, ga usmeri v pregled in ne vnese podatka, ki bi ga bilo treba pozneje iskati po celotni verigi.
Natančnost merimo na vaših dokumentih, ne na splošnih primerih. Zato pred uvedbo potrebujemo vzorec dejanskih dokumentov, vključno s slabo skeniranimi, nepopolnimi ali netipičnimi primeri.
Kaj potrebujemo od naročnika
- vzorec resničnih dokumentov, vključno s slabšimi primeri
- seznam polj, ki jih proces dejansko potrebuje
- pravila za preverjanje in šifrante
- podatek o tem, kam se prenesejo rezultati in kdo jih uporablja
- dogovor, kdo pregleda mejne primere
Kako AI zasnujemo
Primer uporabe
Najprej določimo, katero odločitev ali korak naj AI prevzame in kje se mora ustaviti.
Podatki
Popišemo vire, kakovost in dostope. Brez urejenih podatkov AI ne more dati zanesljivega rezultata.
Arhitektura
Izberemo model, način priklica znanja in mesto, kjer se AI vključi v obstoječi proces.
RAG, agenti, orodja
Agent uporablja vaše sisteme prek njihovih vmesnikov in znotraj pravic, ki jih določite vi.
Nadzor nad AI
Varovalke
Kaj AI sme in česa ne, kdaj mora vprašati človeka in kdaj proces ustavi.
Človek v procesu
Občutljive korake potrdi človek. Potrditev je zabeležena skupaj z razlogom.
Merjenje kakovosti
Redno preverjanje na vzorcih, da ugotovimo, kdaj se kakovost odgovorov spremeni.
Nadzor in stroški
Spremljanje uspešnosti, napak in stroška po opravilu, z opozorili ob odstopanju.
Sorodno delo
Pogosta vprašanja
Kaj pa skenirani dokumenti?
Uporabimo OCR; kakovost skeniranega dokumenta vpliva na natančnost, zato pri ključnih poljih vedno predvidimo potrditev človeka.
Katere dokumente lahko AI obdela?
Obdelujemo račune, naročilnice, pogodbe, ponudbe, zapisnike in druge dokumente, iz katerih je treba izluščiti podatke ali poiskati odgovor.
Ali rezultat še preveri človek?
Kjer ima lahko napaka resne posledice, da. Podatke z nizko stopnjo zanesljivosti sistem pošlje v potrditev, preden jih prenese v ERP ali drug sistem.
Ali so naši dokumenti varni?
Da. AI za obdelavo dokumentov deluje v zaprtem okolju brez povezave s spletom, dostop je omejen glede na vloge, vsak pregled pa se zabeleži. Dokumenti se ne pošiljajo v javne AI storitve.
Ali se AI uči iz interneta?
Ne. AI se uči in odgovarja samo na podlagi dokumentov in podatkov, ki mu jih posredujemo, ne iz interneta.
Preberite tudi
Opišite, kaj potrebujete
Nekaj stavkov je dovolj: kaj potrebujete, za kateri proces ali sistem in do kdaj. Odgovorimo vam po e-pošti.
Sorodne rešitve
Se sliši kot vaš projekt?
Pošljite opis projekta, obstoječi sistem, razpisno dokumentacijo ali datum dogodka.
Ali pišite na info@epix.si