Avtomatizacija · Procesi
Avtomatizacija poslovnih postopkov.
Najprej izmerimo, koliko časa korak dejansko vzame, nato odstranimo, česar ni treba, in šele potem avtomatiziramo.
Kdaj nas običajno vključijo
- isti korak se ponavlja vsak dan
- podatki se prepisujejo med sistemi
- odobritve se izgubljajo v e-pošti
- poročila se sestavljajo ročno
- nihče nima pregleda, kje se je proces ustavil
Ni vsak korak vreden avtomatizacije
Če se korak ponovi nekajkrat letno, avtomatizacija ne povrne vložka. Zato pred razvojem izmerimo, kolikokrat se proces dejansko izvede.
Kaj to pomeni za vas
- manj ročnega prepisovanja med sistemi
- vsak korak ima čas, nosilca in status
- izjeme so vidne, ne skrite
- proces teče tudi, ko je nekdo odsoten
Potek
Merjenje
Koliko časa korak vzame in kolikokrat se ponovi.
Poenostavitev
Odstranimo podvojene in nepotrebne korake.
Avtomatizacija
Sprožilec → obdelava → dejanje → rezultat.
Spremljanje
Napake so vidne, ne tihe.
Zakaj se začne z merjenjem
Občutek, kateri korak je najbolj zamuden, se pogosto zmoti. Korak, ki je moteč, ni nujno tisti, ki vzame največ časa - moteč je tisti, ki se pojavi ob nepravem trenutku. Zato najprej izmerimo trajanje in pogostost, šele nato se odločamo.
- koliko časa vzame en primer
- kolikokrat na teden se ponovi
- koliko ljudi se ga dotakne
- kolikokrat se vrne v popravek
- kaj se zgodi, kadar odgovorna oseba ni na voljo
Avtomatizacija, ki tiho odpove, je slabša od ročnega dela
Kadar korak opravlja človek, se prej ali slej opazi, da ga ni opravil. Kadar ga opravlja sistem, lahko izpad ostane neopažen tedne. Zato je spremljanje del avtomatizacije, ne poznejša izboljšava.
- obvestilo, kadar se opravilo ni izvedlo
- pregled, kaj je sistem naredil in kdaj
- možnost ročne ponovitve koraka
- jasno določena odgovorna oseba
Kako avtomatiziramo
Sprožilec
Kaj proces sproži: prejeta e-pošta, nov zapis, datum, oddan obrazec ali dogodek v drugem sistemu.
Potek in pravila
Koraki, pogoji in odgovornosti se zapišejo tako, kot proces dejansko teče, ne kot je opisan v postopkovniku.
Integracije
Podatek se prenese med sistemi enkrat in v pravi obliki, brez ročnega prepisovanja.
Izjeme
Kar ne ustreza pravilom, gre v čakalno vrsto s pojasnilom, ne v tiho napako.
Nadzor in sledljivost
Potrditve
Kjer je potrebna odločitev človeka, sistem počaka in zabeleži, kdo je potrdil.
Dnevnik
Vsak korak ima čas, vhod, izhod in status. Napako je mogoče ponoviti in odpraviti.
Poročanje
Koliko primerov je steklo samodejno, koliko jih je čakalo in kje se zatika.
Sorodno delo
Pogosta vprašanja
Koliko časa traja postavitev?
Odvisno od števila korakov in sistemov. Prvi delujoč del običajno steče v nekaj tednih.
Kaj se zgodi z izjemami?
Gredo v čakalno vrsto s pojasnilom in jih obravnava človek. Nič ne izgine tiho.
Ali je vsak proces vreden avtomatizacije?
Ne. Če se izvede nekajkrat letno, se vložek ne povrne - to izmerimo pred razvojem.
Sorodne rešitve
Se sliši kot vaš projekt?
Pošljite opis projekta, obstoječi sistem, razpisno dokumentacijo ali datum dogodka.