Digitalizacija poslovnih procesov.

Kdaj nas običajno vključijo#

• proces ni nikjer celovito popisan
• vsak oddelek poroča svojo številko
• sistemi ne komunicirajo med sabo
• rast je razkrila ozka grla
• pripravljate večjo prenovo poslovanja

Kaj to pomeni za vas#

• Krajši postopek z manj koraki.
• Podatek se vnese enkrat in je povsod enak.
• Vidno, kje se postopek ustavi.
• Poročila brez ročnega zbiranja.
• Manj napak zaradi prepisovanja.

Problem → rešitev#

Kaj dobite#

• popis procesa pred in po
• jasne vloge in odgovornosti
• statuse in roke
• obvestila ob spremembah
• zgodovino odločitev
• poročila o pretoku in zastojih

Zakaj postopek v elektronski pošti ni postopek#

Kadar se odobritve dajejo po elektronski pošti, ima vsak udeleženec svojo različico zgodbe. Ni jasno, pri kom je zadeva, kdaj je prišla in kaj je bilo dogovorjeno - razen če nekdo prebrska svoj poštni predal.

• nihče ne ve, pri kom zadeva čaka
• ista priloga obstaja v petih različicah
• ob dopustu se zadeva ustavi
• zgodovine odločitev ni mogoče rekonstruirati
• poročila o pretoku ni mogoče narediti

Prehod je najbolj občutljiv del#

Nov postopek se ne uvede čez noč. Nekaj časa tečeta vzporedno stari in novi način, ljudje pa se v tem obdobju najlažje vrnejo na staro - zato mora biti novi način takrat najbolj podprt, ne najmanj.

• kateri primeri gredo po novem in kateri še po starem
• kaj se zgodi z zadevami, ki so v teku
• kdo je na voljo za vprašanja prve dni
• kdaj se stari način dokončno izklopi
• kako se meri, ali je nov postopek hitrejši

Kje v večjem podjetju začeti#

V podjetju s stotinami zaposlenih je procesov, ki bi jih bilo vredno digitalizirati, več, kot jih je mogoče izvesti v enem letu. Napačen začetek je tisti, ki je tehnično zanimiv, a ga nihče ne pogreša. Pravi je tisti, kjer je ročnega dela največ in kjer ima proces lastnika, ki si spremembo želi.

Procesi, ki jih v večjih podjetjih digitaliziramo najpogosteje#

• odobritve naročil in nabave po zneskih in odgovornih
• prejeti računi od zajema do knjiženja
• zaposlovanje, uvajanje in odhod zaposlenih
• reklamacije in odstopanja v kakovosti
• servisni nalogi in delo na terenu
• poročanje vodstvu iz več sistemov

Kako izmeriti, ali je digitalizacija uspela#

Digitalizacija ni uspela zato, ker sistem deluje, ampak zato, ker proces teče hitreje in z manj napakami. Zato pred začetkom zapišemo, kako proces deluje danes, in po uvedbi merimo iste kazalnike.

• čas od zahtevka do odobritve
• število ročnih prepisov med sistemi
• delež zahtevkov, ki se vrnejo zaradi napake
• koliko zahtevkov čaka in pri kom
• koliko časa oddelek porabi za poročanje o procesu

Proces, ki gre skozi več oddelkov#

V večjem podjetju se proces redko konča v enem oddelku. Nabava, finance, proizvodnja in vodstvo imajo vsak svoj sistem in svoja pravila. Digitalizacija zato določi, kdo je lastnik posameznega koraka, kateri sistem hrani podatek in kaj se zgodi, ko kdo ne odgovori v dogovorjenem času.

Kaj pokriva ta stran#

Digitalizacija procesa pomeni, da papirni, e-poštni ali nepovezan postopek pretvorimo v enoten digitalni tok. Najprej določimo podatke, vloge, odobritve in odgovornosti, nato izberemo ali razvijemo sistem. Avtomatizacija pride na vrsto, ko je proces jasno definiran.

Kako digitaliziramo#

Sorodno delo#

Pogosta vprašanja#

Preberite tudi#

Opišite, kaj potrebujete#

Nekaj stavkov je dovolj: kaj potrebujete, za kateri proces ali sistem in do kdaj. Odgovorimo vam po e-pošti.

Sorodne rešitve#