Digitalizacija · Procesi
Digitalizacija poslovnih procesov.
Popišemo obstoječi potek, ga poenostavimo in prenesemo v sistem z vlogami, statusi in sledljivostjo.
Kdaj nas običajno vključijo
- proces ni nikjer celovito popisan
- vsak oddelek poroča svojo številko
- sistemi ne komunicirajo med sabo
- rast je razkrila ozka grla
- pripravljate večjo prenovo poslovanja
Digitalizacija ne pomeni menjave vseh sistemov
Včasih je dovolj povezava obstoječih sistemov, prenova enega koraka procesa ali nov modul nad obstoječo rešitvijo.
Kaj to pomeni za vas
- Krajši postopek z manj koraki.
- Podatek se vnese enkrat in je povsod enak.
- Vidno, kje se postopek ustavi.
- Poročila brez ročnega zbiranja.
- Manj napak zaradi prepisovanja.
Problem → rešitev
Kaj dobite
- popis procesa pred in po
- jasne vloge in odgovornosti
- statuse in roke
- obvestila ob spremembah
- zgodovino odločitev
- poročila o pretoku in zastojih
Zakaj postopek v elektronski pošti ni postopek
Kadar se odobritve dajejo po elektronski pošti, ima vsak udeleženec svojo različico zgodbe. Ni jasno, pri kom je zadeva, kdaj je prišla in kaj je bilo dogovorjeno - razen če nekdo prebrska svoj poštni predal.
- nihče ne ve, pri kom zadeva čaka
- ista priloga obstaja v petih različicah
- ob dopustu se zadeva ustavi
- zgodovine odločitev ni mogoče rekonstruirati
- poročila o pretoku ni mogoče narediti
Prehod je najbolj občutljiv del
Nov postopek se ne uvede čez noč. Nekaj časa tečeta vzporedno stari in novi način, ljudje pa se v tem obdobju najlažje vrnejo na staro - zato mora biti novi način takrat najbolj podprt, ne najmanj.
- kateri primeri gredo po novem in kateri še po starem
- kaj se zgodi z zadevami, ki so v teku
- kdo je na voljo za vprašanja prve dni
- kdaj se stari način dokončno izklopi
- kako se meri, ali je nov postopek hitrejši
Kako digitaliziramo
Popis stanja
Kako proces teče danes, kdo je vključen, kje nastajajo zastoji in podvojeni vnosi.
Zasnova procesa
Prenovljen potek z jasnimi koraki, nosilci in podatki, ki se prenašajo naprej.
Povezava sistemov
Obstoječe sisteme povežemo, kjer to zadošča, in nadomestimo samo tisto, kar res ovira.
Uvedba po fazah
Po korakih, z merljivim učinkom na vsaki fazi in brez zaustavitve poslovanja.
Sorodno delo
Pogosta vprašanja
Ali moramo zamenjati vse sisteme?
Ne. Pogosto zadošča povezava obstoječih in prenova enega koraka procesa.
Kako poteka uvedba brez zastoja?
Po fazah: star in nov način nekaj časa delujeta vzporedno.
Sorodne rešitve
Se sliši kot vaš projekt?
Pošljite opis projekta, obstoječi sistem, razpisno dokumentacijo ali datum dogodka.