Avtomatizacija · HR
Avtomatizacija kadrovskih procesov.
Zaposlitev, uvajanje, sprememba delovnega mesta in odhod kot urejen potek z nalogami, odobritvami in sledljivostjo, namesto verige elektronskih sporočil med kadrovsko službo, IT, vodji in računovodstvom.
Ob prihodu so dostopi pripravljeni, ob odhodu zaprti.
Kaj to pomeni za vas
- manj ročnega prepisovanja med sistemi
- vsak korak ima čas, nosilca in status
- izjeme so vidne, ne skrite
- proces teče tudi, ko je nekdo odsoten
Kaj avtomatiziramo
- odobritev novega delovnega mesta
- zbiranje dokumentacije ob zaposlitvi
- odprtje dostopov in dodelitev opreme
- načrt uvajanja in usposabljanj
- spremembo delovnega mesta ali vloge
- odhod: odvzem dostopov, vrnitev opreme, zaključni dokumenti
Zaposlitev in uvajanje brez izgubljenih korakov
Ko je odločitev o zaposlitvi sprejeta, se začne vrsta nalog v več oddelkih. Sistem jih ustvari sam, vsaka ima odgovornega in rok, vodja in kadrovska služba pa vidita, kaj še manjka do prvega delovnega dne.
| Korak | Kdo | Kaj naredi sistem |
|---|---|---|
| odobritev delovnega mesta | vodja, kadrovska služba | pot odobritve in zapis odločitve |
| pogodba in dokumentacija | kadrovska služba | predloga iz podatkov in seznam manjkajočih dokumentov |
| dostopi in oprema | IT | naloge za uporabniške račune in opremo z rokom pred prvim dnem |
| uvajanje | vodja, mentor | načrt prvih tednov, usposabljanja in potrditve |
| plača in evidence | računovodstvo | prenos podatkov v kadrovski ali plačni sistem |
Odhod in sprememba delovnega mesta
Pri odhodu je najbolj tvegan korak tisti, ki ga nihče ne izvede: dostop, ki ostane odprt, ali oprema, ki se ne vrne. Ko se vnese datum odhoda, sistem ustvari naloge za IT, vodjo in računovodstvo ter pokaže, kaj še ni zaključeno.
- odvzem dostopov do sistemov in prostorov
- vrnitev opreme in ključev
- zaključni obračun in potrdila
- prenos odgovornosti in dokumentov
- hramba osebne mape po pravilih hrambe
Osebni podatki in povezava z obstoječimi sistemi
Kadrovski podatki zahtevajo dostop po vlogah, sled, kdo je kaj videl ali spremenil, in pravila hrambe. Potek povežemo z obstoječim kadrovskim ali plačnim sistemom, imenikom uporabnikov in dokumentnim sistemom, da se podatek vnese enkrat.
Kako avtomatiziramo
Sprožilec
Kaj proces sproži: prejeta e-pošta, nov zapis, datum, oddan obrazec ali dogodek v drugem sistemu.
Potek in pravila
Koraki, pogoji in odgovornosti se zapišejo tako, kot proces dejansko teče, ne kot je opisan v postopkovniku.
Integracije
Podatek se prenese med sistemi enkrat in v pravi obliki, brez ročnega prepisovanja.
Izjeme
Kar ne ustreza pravilom, gre v čakalno vrsto s pojasnilom, ne v tiho napako.
Nadzor in sledljivost
Potrditve
Kjer je potrebna odločitev človeka, sistem počaka in zabeleži, kdo je potrdil.
Dnevnik
Vsak korak ima čas, vhod, izhod in status. Napako je mogoče ponoviti in odpraviti.
Poročanje
Koliko primerov je steklo samodejno, koliko jih je čakalo in kje se zatika.
Pogosta vprašanja
Ali moramo zamenjati kadrovski ali plačni sistem?
Ne. Potek zaposlitve in odhoda povežemo z obstoječim sistemom, tako da se podatki prenesejo vanj in se ne vnašajo dvakrat.
Kdo vidi osebne podatke zaposlenih?
Samo vloge, ki jih potrebujejo za svoj korak. Vpogledi in spremembe se beležijo.
S katerim procesom je smiselno začeti?
Pogosto s prihodom ali odhodom zaposlenega: imata jasen začetek in konec, vključujeta več oddelkov, napake pa so hitro vidne.
Opišite, kaj potrebujete
Nekaj stavkov je dovolj. Ponujamo brezplačen 30-minutni uvodni pregled: skupaj pogledamo vaš proces ali sistem in povemo, kaj bi bil smiseln prvi korak. Brez obveznosti.
Sorodne rešitve
Se sliši kot vaš projekt?
Pošljite opis projekta, obstoječi sistem, razpisno dokumentacijo ali datum dogodka.
Ali pokličite +386 68 635 673