HR analitika za kadrovske odločitve v podjetju

Kaj je HR analitika in kako vpliva na kadrovske odločitve?#

HR analitika je sistematično zbiranje in analiziranje podatkov o zaposlenih, na podlagi katerega vodstvo sprejema kadrovske odločitve z dejstvi, ne le z občutkom. Namesto ocene, da fluktuacija v enem oddelku narašča, dobi vodja kadrovske službe pregled gibanja po oddelkih, vzrokov odhodov in stroškov nadomeščanja zaposlenih. V podjetju z več kot tisoč zaposlenimi to pomeni, da se odločitve o zaposlovanju, napredovanjih in reorganizaciji oddelkov opirajo na preverljive podatke iz kadrovskega, plačilnega in proizvodnega sistema hkrati, ne na posamezne vtise vodij.

Razlika med poročilom in analitiko je v tem, da poročilo pokaže stanje na določen dan, analitika pa poveže podatke skozi čas in med sistemi. Kadrovska evidenca, sistem za obračun plač, sistem prijav na razgovore in proizvodni urnik vsak hranijo del slike. HR analitika te vire poveže prek API-jev v enoten pregled, tako da lahko vodja kadrovske službe primerja fluktuacijo z obremenitvijo proizvodnje ali z rezultati ocenjevanja uspešnosti, ne pa teh podatkov ročno prepisuje iz enega sistema v drugega.

Za odločevalca v podjetju z več kot milijon evrov prihodkov HR analitika ni le kadrovsko orodje, temveč del poslovnega poročanja. Podatki o zaposlenih vplivajo na stroške dela, na načrtovanje kapacitet v proizvodnji in na tveganja pri ključnih kadrih. Ko se podjetje odloča, ali odpreti novo izmeno ali zapolniti prosto mesto z notranjo premestitvijo, odločitev podpre analiza, ki poveže kadrovske podatke s podatki iz proizvodnega in finančnega sistema, ne le kadrovski pregled sam zase.

Katere podatke potrebuje HR analitika za kadrovske odločitve?#

HR analitika potrebuje podatke iz več virov hkrati, ne le iz kadrovske evidence, saj sama evidenca pokaže samo osnovne podatke o zaposlenih. Za kadrovsko odločanje so pomembni tudi podatki o fluktuaciji, bolniški odsotnosti, nadurah, rezultatih ocenjevanja uspešnosti in stroških zaposlovanja. Šele ko se ti podatki povežejo med seboj, lahko vodja kadrovske službe vidi, na primer, ali visoka fluktuacija v določenem oddelku sovpada z visokim obsegom nadur ali s slabšimi rezultati ocenjevanja, kar spremeni naravo odločitve, ki jo mora sprejeti.

Del teh podatkov že obstaja v kadrovskem ali plačnem sistemu, del pa nastaja v drugih oddelkih, na primer v proizvodnem sistemu, ki beleži izmene in obremenitev, ali v sistemu za upravljanje dokumentov, kjer so shranjene pogodbe in ocene. Podjetja pogosto uporabljajo enega od uveljavljenih sistemov za vodenje kadrov ali financ, zato je prva naloga pri vzpostavitvi HR analitike ugotoviti, kateri podatki že obstajajo, v kakšni obliki so in kako jih je mogoče izvoziti ali povezati prek API-ja.

Kakovost podatkov je pogosto večji izziv kot njihova količina. Če je isti zaposleni v enem sistemu voden pod eno matično številko, v drugem pod drugo, ali če se oddelki v kadrovskem in proizvodnem sistemu imenujejo različno, analitika brez predhodnega čiščenja podatkov vrača napačne zaključke. Zato je del vsakega projekta HR analitike pregled obstoječih podatkovnih virov, odprava podvajanj in uskladitev šifrantov, še preden se začne grajenje poročil in nadzornih plošč.

• kadrovska evidenca in pogodbe o zaposlitvi
• podatki o fluktuaciji in razlogih za odhod
• podatki o odsotnosti, nadurah in izrabi dopusta
• rezultati ocenjevanja uspešnosti in razvojnih načrtov
• podatki o stroških zaposlovanja in času do zasedbe delovnega mesta
• podatki iz proizvodnega ali storitvenega sistema o obremenitvi

Zakaj je HR analitika projekt, ki zadeva več oddelkov#

HR analitika redko ostane projekt samo kadrovske službe, ker podatki, ki jih uporablja, nastajajo v financah, proizvodnji, IT oddelku in pri vodjih posameznih enot. Ko kadrovska služba želi spremljati, koliko stane fluktuacija v določenem oddelku, potrebuje podatke o stroških dela iz financ in podatke o zasedenosti delovnih mest iz proizvodnega načrtovanja. Zato se mora projekt HR analitike od začetka obravnavati kot medoddelčni projekt, ne kot notranje orodje kadrovske službe.

Vodja IT oddelka je v tem projektu pomemben, ker odloča, kako se podatki iz različnih sistemov varno izvažajo in povezujejo, ter skrbi, da povezave ne obremenijo delovanja obstoječih produkcijskih sistemov. Vodja financ potrebuje zagotovilo, da se stroškovni podatki v analitiki ujemajo s podatki v finančnem poročanju. Vodja proizvodnje ali druge operativne enote pa mora podati soglasje, da se podatki o izmenah in obremenitvi lahko uporabljajo za kadrovsko analizo, ne le za operativno vodenje.

Ker gre za projekt, ki posega v obstoječe sisteme in podatke več oddelkov, je smiselno, da se pri večjih uvedbah določi projektni vodja, ki usklajuje ekipe, roke in način poročanja med kadrovsko službo, IT oddelkom in vodstvom. S tem se izogne položaju, v katerem vsak oddelek podatke razlaga po svoje, kadrovska analitika pa izgubi zaupanje vodstva, še preden pride do prve uporabne odločitve.

Kaj morajo podjetja določiti pred uvedbo HR analitičnih rešitev#

Pred uvedbo HR analitičnih rešitev mora podjetje določiti, katere kadrovske odločitve naj analitika podpre, saj od tega odgovora izhajajo vsi nadaljnji tehnični koraki. Drugačen sistem je potreben, če je cilj spremljanje fluktuacije in stroškov zaposlovanja, kot če je cilj napovedovanje kadrovskih potreb za naslednje leto ali podpora pri odločitvah o napredovanjih. Brez tega izhodišča projekt hitro zajame preveč podatkov in premalo konkretnih odločitev, ki jih vodstvo dejansko sprejema.

Enako pomembno je določiti, kdo v podjetju sme dostopati do katerih podatkov, saj kadrovski podatki sodijo med najbolj občutljive v organizaciji. Vodja proizvodnje morda potrebuje agregirane podatke o fluktuaciji po izmenah, ne pa vpogleda v posamezne ocene uspešnosti zaposlenih. Kadrovska služba in vodstvo imata širši dostop, vendar mora biti tudi znotraj kadrovske službe jasno, kdo lahko podatke izvaža ali spreminja.

Podjetje mora pred uvedbo tudi odločiti, ali gre za nov sistem ali za nadgradnjo obstoječega kadrovskega orodja, ki že hrani del podatkov. Pri prevzemu obstoječega sistema je potreben pregled izvorne kode, arhitekture in stanja podatkov, preden se določi, kateri deli se lahko ohranijo in kateri je treba zgraditi na novo. Ta odločitev neposredno vpliva na obseg projekta in na to, koliko obstoječih poročil ostane v uporabi po uvedbi.

• katere kadrovske odločitve naj analitika podpre
• kateri podatkovni viri in sistemi se povežejo
• kdo v podjetju sme videti posamezne vrste podatkov
• kako se obstoječi podatki očistijo in uskladijo
• kakšne nadzorne plošče in poročila potrebujejo posamezni vodje
• kako se spremembe v analitiki testirajo pred uporabo v živo

Kako HR analitika podpira kadrovsko načrtovanje in fluktuacijo#

HR analitika podpre kadrovsko načrtovanje tako, da gibanje zaposlenih po oddelkih, delovnih mestih in časovnih obdobjih prikaže na enem mestu, namesto v ločenih preglednicah posameznih vodij. Vodja kadrovske službe tako vidi, v katerih oddelkih se fluktuacija ponavlja, kateri profili zaposlenih najpogosteje odhajajo v prvem letu in kje nastajajo zamude pri zapolnitvi prostih delovnih mest. Ti vzorci so osnova za odločitve o zaposlovanju, usposabljanju in organizaciji dela v naslednjem obdobju.

Pri podjetjih z več lokacijami ali izmenskim delom je posebej pomembna povezava med kadrovskimi podatki in podatki o obremenitvi iz proizvodnega ali storitvenega sistema. Visoka fluktuacija na eni lokaciji lahko sovpada z daljšimi izmenami ali večjim obsegom nadur, kar brez povezanih podatkov ostane neopaženo. Ko sta kadrovski in proizvodni podatek povezana, lahko vodstvo presodi, ali je vzrok fluktuacije plača, urnik ali razmere na delovnem mestu, in ukrepa ustrezno.

Enako velja za načrtovanje kadrovskih potreb vnaprej. Če analitika pokaže, da določen oddelek sistematično izgublja zaposlene hitreje, kot jih kadrovska služba uspe nadomestiti, lahko vodstvo to upošteva pri načrtovanju zaposlovanja za prihodnje obdobje, namesto da se z vrzelmi sooča šele, ko že vplivajo na proizvodnjo ali storitve. HR analitika na ta način kadrovsko odločanje premakne iz odzivanja na pretekle dogodke v načrtovanje prihodnjih korakov.

Kako HR analitika obravnava varnost osebnih podatkov zaposlenih#

Kadrovski podatki so med najbolj občutljivimi osebnimi podatki, ki jih podjetje obdeluje, zato mora biti varnost teh podatkov v HR analitiki urejena od začetka projekta, ne dodana naknadno. To pomeni ločen dostop glede na vlogo, beleženje, kdo je podatke pregledoval ali izvažal, in jasno določitev, kateri podatki se smejo prikazati agregirano, kateri pa le pooblaščenim osebam v kadrovski službi.

Razvojno, testno in produkcijsko okolje morajo biti ločena, v testnem okolju pa se ne uporabljajo pravi osebni podatki zaposlenih, temveč testni ali anonimizirani nabori. S tem se zmanjša tveganje, da bi se občutljivi podatki znašli v okolju, ki nima enake ravni zaščite kot produkcijski sistem, na primer med testiranjem novih poročil ali med usposabljanjem novih uporabnikov analitike. Vsaka sprememba v sistemu gre pred objavo v produkcijo skozi pregled in testiranje, kar velja tudi za spremembe v kadrovskih poročilih in nadzornih ploščah.

Pri zahtevah glede skladnosti, na primer pri varstvu osebnih podatkov, je pomembno, da HR analitika omogoča sledljivost, kdo je do katerih podatkov dostopal in zakaj, saj to vodstvu in kadrovski službi olajša odgovarjanje na vprašanja o obdelavi podatkov zaposlenih. V javnem zavodu ali reguliranem podjetju so te zahteve še strožje, zato se morajo pravice dostopa in beleženje dogodkov določiti že v fazi načrtovanja sistema, ne šele po njegovi uvedbi.

Kako poteka uvedba HR analitičnih rešitev v podjetju#

Uvedba HR analitičnih rešitev se začne s pregledom obstoječih podatkovnih virov in odločitvijo, katere kadrovske odločitve naj sistem podpre. Sledi povezava kadrovskega, plačnega in po potrebi proizvodnega sistema prek API-jev, nato čiščenje in uskladitev podatkov med sistemi. Šele na podlagi urejenih podatkov se gradijo nadzorne plošče in poročila, ki jih vodje dejansko uporabljajo pri vsakodnevnem odločanju, saj brez te priprave še tako dovršena nadzorna plošča prikazuje nezanesljive podatke.

Spremembe v analitičnem sistemu, tako kot v drugih poslovnih sistemih, gredo skozi pregled in testiranje, preden se objavijo v produkcijsko okolje, ki ga vodje uporabljajo za dejanske odločitve. Testiranje vključuje tako preverjanje točnosti izračunov, na primer stopnje fluktuacije ali stroškov zaposlovanja, kot preverjanje, da ima vsak uporabnik dostop le do podatkov, do katerih je upravičen glede na svojo vlogo v podjetju.

Projekt lahko podjetje prevzame v celoti, od analize obstoječih podatkov do uvedbe nadzornih plošč, ali kot posamezen sklop, na primer samo povezovanje podatkovnih virov, medtem ko oblikovanje poročil ostane v rokah notranje kadrovske ali IT ekipe. Pri obsežnejših uvedbah se določi projektni vodja ter odgovornosti posameznih ekip, roki in način poročanja, tako da imajo kadrovska služba, IT oddelek in vodstvo enoten pregled nad potekom projekta.

Kdo mora biti vključen v projekt HR analitike#

V projekt HR analitike morajo biti vključeni predstavniki kadrovske službe, IT oddelka in vodstva, ker vsak od njih nosi del odgovornosti za podatke, sisteme ali odločitve, ki iz analitike izhajajo. Kadrovska služba določa, katere kadrovske odločitve analitika podpira, IT oddelek skrbi za varno povezovanje sistemov, vodstvo pa postavlja prioritete glede tega, katera vprašanja so za podjetje najbolj pomembna v danem obdobju.

Kadar HR analitika vključuje podatke iz proizvodnje ali druge operativne enote, je smiselno vključiti tudi vodjo te enote, saj le on lahko presodi, ali so podatki o izmenah, obremenitvi in odsotnosti pravilno razumljeni in uporabljeni v analizi. Brez tega sodelovanja obstaja tveganje, da analitika napačno razloži operativne vzorce, na primer sezonsko nihanje obsega dela, kot kadrovski problem, čeprav vzrok ni v kadrovanju, temveč v naročilih ali sezoni poslovanja.

Zunanji izvajalec, ki projekt tehnično izvede, mora razumeti, da izvorna koda in podatki ostajajo last naročnika, dokumentacija, dostopi in gesla pa so del primopredaje ob zaključku projekta. To je pomembno zato, da podjetje po uvedbi ni odvisno od enega izvajalca za vsako nadaljnjo spremembo, temveč lahko sistem po potrebi vzdržuje samo ali z drugim izvajalcem, če se tako odloči.

• vodja kadrovske službe, ki določa kadrovske prioritete
• vodja IT oddelka, ki skrbi za povezovanje sistemov in varnost podatkov
• vodja financ, kadar analitika vključuje stroške dela in zaposlovanja
• vodje oddelkov ali proizvodnje, katerih podatki vstopajo v analitiko
• projektni vodja, kadar gre za obsežnejšo uvedbo
• izvajalec, ki prevzame tehnično povezovanje in razvoj nadzornih plošč

Kako podjetje vzdržuje HR analitične rešitve po uvedbi#

Po uvedbi HR analitičnih rešitev potrebuje podjetje nekoga, ki spremlja delovanje sistema, odpravlja napake in skrbi za tehnične ter varnostne posodobitve, saj se podatkovni viri in sistemi, s katerimi je analitika povezana, s časom spreminjajo. Brez tega vzdrževanja povezave med sistemi lahko počasi odpovedo, na primer, ko se spremeni struktura podatkov v kadrovskem ali plačnem sistemu, poročila pa začnejo prikazovati napačne ali nepopolne podatke, ne da bi uporabniki to takoj opazili.

Napake in zahteve po spremembah se obravnavajo različno glede na vpliv na poslovanje. Izpad, ko analitika sploh ne deluje, ima najvišjo prednost, motnja pri posamezni funkciji nižjo, manjša napaka brez vpliva na poslovanje pa se običajno uvrsti v naslednjo redno objavo. Ločeno od tega se obravnavajo zahteve po novih poročilih ali razširitvah, za katere se najprej oceni obseg dela in uskladi termin izvedbe.

Odzivni časi za posamezne vrste napak se dogovorijo med naročnikom in izvajalcem glede na kritičnost sistema za poslovanje, saj univerzalnega odzivnega časa, ki bi ustrezal vsem podjetjem, ni. Podjetje, pri katerem vodstvo dnevno spremlja kadrovske kazalnike, bo za izpad analitike dogovorilo drugačno prednostno obravnavo kot podjetje, ki poročila pregleduje enkrat na teden, zato se raven podpore določi po presoji dejanske uporabe sistema v vsakdanjem delu.

Kako izbrati izvajalca za HR analitične rešitve?#

Izvajalca za HR analitične rešitve je treba izbrati glede na to, ali zna povezati obstoječe kadrovske, plačne in operativne sisteme podjetja prek API-jev, ne le postaviti ločeno orodje za poročanje. Dober izvajalec najprej vpraša, katere kadrovske odločitve naj analitika podpre in kateri podatki za to že obstajajo, šele nato predlaga tehnično rešitev, namesto da ponudi enak vnaprej pripravljen paket vsem strankam ne glede na njihove sisteme in podatke.

Pri izbiri je smiselno preveriti, ali izvajalec razume tudi varnost in obravnavo osebnih podatkov zaposlenih, na primer ločevanje dostopa glede na vlogo in ločena testna okolja brez pravih osebnih podatkov. Pri podjetjih v reguliranih panogah ali v javnem sektorju je pomembno tudi, da izvajalec pozna zahteve glede dokumentacije in sledljivosti, ki veljajo za take organizacije, ne le tehnično izvedbo povezav med sistemi.

Pomembno je tudi, kako izvajalec obravnava projekt, ki je prevzet ali nadgrajuje obstoječ sistem. Pri prevzemu nedokončanega ali obstoječega kadrovskega orodja mora izvajalec pred začetkom pregledati izvorno kodo, arhitekturo in stanje podatkov, saj se šele na podlagi tega pregleda lahko oceni, kateri deli sistema se ohranijo in kateri je treba zgraditi na novo. Izvajalec, ki tak pregled izpusti, pogosto podceni obseg dela in podjetje med projektom čaka na presenečenja.

Epix in njegova specialistična partnerska mreža lahko prevzameta HR analitiko kot samostojen projekt ali kot del širše digitalizacije kadrovskih in poslovnih procesov, od povezovanja sistemov prek API-jev do izdelave nadzornih plošč in poročil, ki jih vodstvo uporablja pri vsakodnevnem odločanju. Pri večjih uvedbah se določi projektni vodja, po uvedbi pa je mogoč tudi prevzem vzdrževanja, odprave napak in nadaljnjega razvoja sistema glede na dogovorjeno raven podpore.