Industrija
Izobraževanje - digitalne rešitve.
Evidence, prijave in komunikacija z udeleženci.
Kdaj nas običajno vključijo
- obstoječi sistem ne zadošča več
- delo poteka v preglednicah
- podatki se podvajajo med sistemi
- potrebujete novo aplikacijo
- želite prenoviti star sistem
- razvijate nov digitalni produkt
Kaj to pomeni za vas
- rešitev, ki upošteva način dela v vaši panogi
- začnemo z delom, ki se izplača najprej
- ena ekipa za digitalni in fizični del projekta
Kaj lahko digitaliziramo
- prijave in evidence
- portali za udeležence
- gradiva in dokumentacija
- AI iskanje po gradivih
- video in prenosi
Kaj v izobraževanju digitaliziramo
V izobraževalnih okoljih se največ ročnega dela skriva pred začetkom in po koncu programa: prijave, preverjanje pogojev, razporejanje, komunikacija z udeleženci, potrdila in evidence. Sama izvedba je običajno dobro urejena, robovi pa ne.
- prijave z zbiranjem dokazil in preverjanjem pogojev
- evidence udeležencev, prisotnosti in zaključkov
- portal za udeležence z gradivi in obvestili
- urniki, termini in obveščanje o spremembah
- potrdila in izpisi, ustvarjeni samodejno
- iskanje po gradivih z navedbo vira
- snemanje predavanj, prenosi in arhiv posnetkov
- dostopnost gradiv in portala
Osebni podatki udeležencev
Izobraževalna evidenca vsebuje osebne podatke, pogosto tudi podatke o mladoletnih ali o zdravstvenih omejitvah. Zato je treba že v zasnovi določiti, kdo sme videti kaj, koliko časa se podatki hranijo, kdo jih sme izvoziti in kaj se zgodi po zaključku programa.
To ni pravno svetovanje - pravno presojo opravi ustanova, mi poskrbimo za tehnično izvedbo dogovorjenih pravil.
Kaj potrebujemo od vas
- potek ene prijave od oddaje do potrditve
- katere pogoje je treba preveriti in kdo jih preveri
- primer potrdila ali izpisa, ki ga izdajate
- kje so danes gradiva in kdo jih vzdržuje
- koliko udeležencev je hkrati v konici
Tipičen primer
Primer ponazarja tip naloge, ne konkretnega naročnika.
Izvajalec programov zbira prijave prek obrazca, dokazila po e-pošti, evidenco pa vodi v preglednici. Vsako leto se isto delo ponovi ročno. Sistem prevzame prijavo z dokazili, preveri pogoje, razporedi udeležence, obvešča o spremembah urnika in ob zaključku izda potrdila brez ročnega izpolnjevanja.
Kako poteka tak projekt
Popis procesa
Popis ene prijave od oddaje do potrdila.
Zahteve in merila
Kateri pogoji se preverjajo, kdo jih potrdi in kaj se zgodi ob nepopolni vlogi.
Zasnova in prototip
Prototip prijave in portala za udeleženca.
Razvoj po fazah
Najprej prijave in evidence, nato gradiva in obveščanje.
Uvedba in podpora
Uvedba pred začetkom vpisnega obdobja, ne med njim.
Kaj prejmete
- delujoč sistem v produkciji z ločenim testnim okoljem
- dokumentacijo procesa, pravil in integracij
- uporabniška navodila in izobraževanje ekipe
- testne scenarije in rezultate prevzemnega testiranja
- dostope, izvorno kodo in podatke po dogovorjenem modelu
- samodejno izdana potrdila in izpise
Znaki, da je čas za spremembo
- prijave prihajajo po e-pošti, evidenca pa je v preglednici
- dokazila se preverjajo ročno vsako leto znova
- potrdila izpolnjuje človek
- udeleženci ne dobijo pravočasnih obvestil o spremembah
- gradiva so razpršena po različnih mapah
- predavanja bi radi snemali in prenašali
Kako sodelujemo v tej panogi
Popis stanja
Pogledamo, kateri procesi tečejo ročno, kje se podatki podvajajo in kaj bi prineslo največji učinek.
Prvi korak
Začnemo z omejenim obsegom, ki ga je mogoče uvesti hitro in izmeriti.
Širitev
Ko prvi del deluje, dodamo naslednji korak procesa ali naslednjo lokacijo.
Podpora
Po uvedbi ostanemo na voljo z dogovorjenim odzivnim časom.
Sorodno delo
Pogosta vprašanja
Ali imate izkušnje v naši panogi?
Povejte nam konkreten proces; pokazali vam bomo, kje smo reševali enak tip problema, tudi če je bila panoga druga.
Kje je smiselno začeti?
Pri koraku, ki se najpogosteje ponovi in vzame največ ročnega dela.
Sorodne rešitve
Se sliši kot vaš projekt?
Pošljite opis projekta, obstoječi sistem, razpisno dokumentacijo ali datum dogodka.