Digitalizacija postopkov v javnem sektorju.

Kdaj nas običajno vključijo#

• pripravljate razpis in potrebujete izvajalca
• projekt zahteva več različnih kompetenc
• obstoječ sistem je treba nadgraditi ali povezati
• postopek je treba digitalizirati od vloge do odločbe
• potrebna je dolgoročna podpora po primopredaji

Kaj to pomeni za naročnika#

• Jasna sledljivost vsakega koraka postopka.
• Dokumentacija, ki ustreza zahtevam razpisa.
• En odgovoren partner tudi pri več izvajalcih.
• Prevzemno testiranje po vnaprej dogovorjenih merilih.
• Podpora in razvoj tudi po primopredaji.

Problem → rešitev#

Papir redko izgine sam od sebe#

Postopek se pogosto digitalizira le na začetku in na koncu: vloga pride po spletu, odločba gre po spletu, vmes pa se še vedno tiska, podpisuje in prenaša med pisarnami. Prihranek je takrat majhen, ker ostane vsa ročna obdelava.

Zato pred izdelavo popišemo celoten postopek, vključno s koraki, ki jih ni v nobenem pravilniku, a se v praksi izvajajo.

• kdo vlogo prejme in kdo jo pregleda
• kje se čaka na podpis ali odobritev
• kateri podatki se prepisujejo iz enega sistema v drugega
• kje nastajajo najpogostejše napake
• kaj je zakonsko določeno in kaj je navada
• kaj je treba hraniti in koliko časa

Sledljivost je pogoj, ne dodatek#

V javnem postopku mora biti pozneje mogoče pokazati, kdo je kaj naredil, kdaj in na kateri podlagi. Elektronski postopek to omogoča bolje od papirja - vendar le, če je sledenje vgrajeno od začetka in ga ni mogoče obiti.

• zapis vsake spremembe statusa z uporabnikom in časom
• hramba prilog v obliki, v kateri so bile oddane
• zaklep zapisa po zaključku postopka
• izvoz spisa za arhiv ali revizijo
• ločene pravice za vpogled in za spreminjanje

Kdaj se naročniki obrnejo na nas#

• postopek je opisan v pravilniku, v praksi pa teče drugače
• isti podatek se vpisuje večkrat
• dokumenti krožijo v tiskani obliki med pisarnami
• zaostanki rastejo, število ljudi pa se ne poveča
• sprememba predpisa zahteva prenovo postopka

Kaj prejmete#

• popis postopka v obliki, ki je razumljiva vsem
• predlog poenostavitve pred izdelavo
• elektronski postopek s sledljivostjo
• načrt prehoda in obdobja vzporednega dela
• izobraževanje zaposlenih

Kako vodimo javni projekt#

Sorodno delo#

Pogosta vprašanja#

Sorodne rešitve#