Avtomatizacija · Poročanje
Avtomatizirano poročanje brez ročnega zbiranja podatkov.
Poročilo, ki nastane samo: podatki se zberejo iz virov, očistijo, povežejo, prikažejo in pošljejo ob dogovorjenem času.
Kdaj nas običajno vključijo
- isti korak se ponavlja vsak dan
- podatki se prepisujejo med sistemi
- odobritve se izgubljajo v e-pošti
- poročila se sestavljajo ročno
- nihče nima pregleda, kje se je proces ustavil
Ni vsak korak vreden avtomatizacije
Če se korak ponovi nekajkrat letno, avtomatizacija ne povrne vložka. Zato pred razvojem izmerimo, kolikokrat se proces dejansko izvede.
Kaj to pomeni za vas
- manj ročnega prepisovanja med sistemi
- vsak korak ima čas, nosilca in status
- izjeme so vidne, ne skrite
- proces teče tudi, ko je nekdo odsoten
Danes in po avtomatizaciji
Kaj postavimo
- povezave do virov podatkov
- prenos in pripravo podatkov
- preverjanje pravilnosti
- nadzorne plošče
- poročila po urniku
- opozorila ob odstopanjih
- pravice dostopa po vlogah
Poročilo, ki nastane samo, se tudi bere
Poročilo, ki ga je treba vsak mesec sestaviti ročno, prihaja z zamudo in v mesecih, ko je gneča, sploh ne. Poročilo, ki nastane samo, je vedno ob istem času - in šele takrat ga je smiselno primerjati z zadnjim.
- poročilo ob dogovorjeni uri, brez posega
- združevanje podatkov iz več sistemov
- ista definicija kazalnikov vsak mesec
- opozorilo ob odstopanju, ne le mesečni pregled
- oblika, ki jo prejemnik dejansko odpre
Različnim ljudem različna poročila
Poročilo za vodstvo in poročilo za operativo nista isto poročilo z drugačnim naslovom. Prvo mora povedati, ali gremo v pravo smer; drugo mora povedati, kaj je treba narediti danes.
Kako avtomatiziramo
Sprožilec
Kaj proces sproži: prejeta e-pošta, nov zapis, datum, oddan obrazec ali dogodek v drugem sistemu.
Potek in pravila
Koraki, pogoji in odgovornosti se zapišejo tako, kot proces dejansko teče, ne kot je opisan v postopkovniku.
Integracije
Podatek se prenese med sistemi enkrat in v pravi obliki, brez ročnega prepisovanja.
Izjeme
Kar ne ustreza pravilom, gre v čakalno vrsto s pojasnilom, ne v tiho napako.
Nadzor in sledljivost
Potrditve
Kjer je potrebna odločitev človeka, sistem počaka in zabeleži, kdo je potrdil.
Dnevnik
Vsak korak ima čas, vhod, izhod in status. Napako je mogoče ponoviti in odpraviti.
Poročanje
Koliko primerov je steklo samodejno, koliko jih je čakalo in kje se zatika.
Sorodno delo
Pogosta vprašanja
Koliko časa traja postavitev?
Odvisno od števila korakov in sistemov. Prvi delujoč del običajno steče v nekaj tednih.
Kaj se zgodi z izjemami?
Gredo v čakalno vrsto s pojasnilom in jih obravnava človek. Nič ne izgine tiho.
Ali je vsak proces vreden avtomatizacije?
Ne. Če se izvede nekajkrat letno, se vložek ne povrne - to izmerimo pred razvojem.
Sorodne rešitve
Se sliši kot vaš projekt?
Pošljite opis projekta, obstoječi sistem, razpisno dokumentacijo ali datum dogodka.