Avtomatizacija
Avtomatizacija poslovnih procesov.
Avtomatiziramo ponavljajoče se postopke med zaposlenimi, aplikacijami, dokumenti in podatkovnimi viri. Cilj je zmanjšati ročne prenose podatkov, podvajanje dela, napake in čakanje med posameznimi koraki procesa.
Zahtevek se lahko samodejno zajame iz obrazca ali e-pošte, klasificira, poveže s podatki iz CRM-ja ali ERP-ja, dodeli odgovorni osebi, sproži postopek odobritve in po zaključku pripravi poročilo.
Storitve na tem področju
Kdaj nas običajno vključijo
- isti korak se ponavlja vsak dan
- podatki se prepisujejo med sistemi
- odobritve se izgubljajo v e-pošti
- poročila se sestavljajo ročno
- nihče nima pregleda, kje se je proces ustavil
Ni vsak korak vreden avtomatizacije
Če se korak ponovi nekajkrat letno, avtomatizacija ne povrne vložka. Zato pred razvojem izmerimo, kolikokrat se proces dejansko izvede.
Učinek merimo
Pred avtomatizacijo
Izmerimo, koliko časa proces traja, koliko korakov ima, kolikokrat se ponovi, koliko ljudi sodeluje in kje nastajajo napake.
Po uvedbi
Isto meritev ponovimo in primerjamo stanje. Številke pridejo iz vašega procesa, ne iz našega marketinga.
Kaj spremljamo naprej
Uspešnost izvedbe, napake, ročne posege in strošek na obdelan primer.
Kaj to pomeni za vas
- manj ročnega prepisovanja med sistemi
- vsak korak ima čas, nosilca in status
- izjeme so vidne, ne skrite
- proces teče tudi, ko je nekdo odsoten
Kako teče avtomatiziran proces
Kliknite del procesa in ga izklopite – ugasne tisto, kar brez njega ne deluje. Ponoven klik ga vrne.
Kaj avtomatiziramo
- e-pošto in obvestila
- dokumente in ponudbe
- poročila
- prenose podatkov med sistemi
- onboarding zaposlenih in strank
- lead management
- interne zahtevke in odobritve
- statuse in potrditve
Primer: obdelava vhodne pošte
Danes
Zaposleni prejme e-pošto → odpre priponko → prebere dokument → poišče stranko → prepiše podatke → ustvari nalogo → pošlje odgovor.
Po avtomatizaciji
Sistem sam naredi prvih šest korakov. Človek pregleda pripravljen predlog in ga potrdi.
Kaj to pomeni
Manj ročnega prepisovanja, krajši odzivni čas in sledljivost vsakega koraka.
Kateri procesi se v podjetjih najpogosteje avtomatizirajo
Avtomatizacija poslovnih procesov se najhitreje izplača tam, kjer isti korak vsak dan opravi človek v več sistemih hkrati: prepiše podatek iz e-pošte v ERP, poišče dokument, obvesti sodelavca in zapiše status. Spodaj so procesi, ki jih naročniki najpogosteje prinesejo prve.
- avtomatizacija kadrovskih procesov: zahtevki, odsotnosti, potrditve vodij, evidence
- avtomatizacija administrativnih procesov: vhodna pošta, interni zahtevki, odobritve
- avtomatizacija procesa poročanja: zbiranje podatkov iz več sistemov v eno poročilo
- avtomatizacija upravljanja dokumentov v podjetju: razvrščanje, branje polj, arhiviranje
- avtomatizacija procesa zaposlovanja in odhoda zaposlenega: dostopi, oprema, obvestila
- avtomatizacija proizvodnih nalog: delovni nalogi, statusi, opozorila o odstopanjih
- avtomatizacija finančnih procesov: prejeti računi, odobritve, prenos v ERP
- avtomatizacija prodajnih procesov: povpraševanja, ponudbe, vnos v CRM
Kako poteka avtomatizacija delovnih procesov pri nas
Ne začnemo z orodjem, ampak s procesom, kot dejansko teče danes - vključno z izjemami, ki jih nihče ni zapisal. Šele ko je proces jasen, je vidno, kateri del lahko prevzame sistem in kateri mora ostati pri človeku.
Popis procesa
Kdo kaj naredi, v katerih sistemih in po katerih pravilih.
Izbira prvega procesa
En proces z merljivim rezultatom, ne prenova vsega naenkrat.
Pravila in izjeme
Kaj sistem naredi sam in kdaj mora vprašati človeka.
Povezava s sistemi
ERP, CRM, dokumentni sistem, e-pošta in mape - prek vmesnikov, ne mimo pravic.
Vzporedno delovanje
Sistem pripravi, človek potrdi in rezultat primerjamo z ročnim.
Prevzem in nadzor
Beleženje, opozorila ob napakah in redno preverjanje rezultatov.
Avtomatizacija in obstoječi sistemi: ERP, CRM in dokumentni sistem
Avtomatizacija redko stoji sama zase. Podatek mora priti iz sistema, v katerem že je, in se vrniti tja, kjer ga ljudje berejo. Zato je večina projektov avtomatizacije hkrati integracijski projekt: ERP integracija za proizvodnjo, povezava s finančnimi sistemi, prenos med CRM in dokumentnim sistemom.
Pravice dostopa ostanejo tam, kjer so. Sistem ne sme videti ali spremeniti več, kot sme oseba, v imenu katere deluje, vsak korak pa je zabeležen.
Kako avtomatiziramo
Sprožilec
Kaj proces sproži: prejeta e-pošta, nov zapis, datum, oddan obrazec ali dogodek v drugem sistemu.
Potek in pravila
Koraki, pogoji in odgovornosti se zapišejo tako, kot proces dejansko teče, ne kot je opisan v postopkovniku.
Integracije
Podatek se prenese med sistemi enkrat in v pravi obliki, brez ročnega prepisovanja.
Izjeme
Kar ne ustreza pravilom, gre v čakalno vrsto s pojasnilom, ne v tiho napako.
Nadzor in sledljivost
Potrditve
Kjer je potrebna odločitev človeka, sistem počaka in zabeleži, kdo je potrdil.
Dnevnik
Vsak korak ima čas, vhod, izhod in status. Napako je mogoče ponoviti in odpraviti.
Poročanje
Koliko primerov je steklo samodejno, koliko jih je čakalo in kje se zatika.
Sorodno delo
Pogosta vprašanja
Kaj se zgodi ob napaki?
Proces se ustavi na kontrolni točki, sistem javi napako in nič se ne izvede na pol.
Ali za to potrebujemo AI?
Pogosto ne. AI dodamo šele tam, kjer pravila ni mogoče zapisati.
Kako poteka avtomatizacija kadrovskih procesov?
Zahtevek zaposlenega sprožimo v obrazcu ali e-pošti, sistem preveri pravila in podatke v kadrovski evidenci, pripravi predlog in ga pošlje vodji v potrditev. Po potrditvi se zapiše v evidenco in obvesti vse vpletene. Kar ni jasno po pravilih, gre v presojo človeku.
Kaj pomeni avtomatizacija administrativnih procesov?
Pomeni, da sistem prevzame korake, ki jih danes človek opravi ročno v več programih: prebere vhodno pošto in priponke, prepozna vrsto zahtevka, poišče stranko ali zadevo, izpolni zapis in pripravi odgovor za pregled. Človek presoja, ne prepisuje.
Ali lahko avtomatizirate proces poročanja?
Da. Sistem ob dogovorjenem času zbere podatke iz virov, ki jih določimo, vsak mesec uporabi iste definicije kazalnikov in poročilo pošlje v obliki, ki jo prejemnik odpre. Ob odstopanju lahko doda opozorilo, ne le mesečni pregled.
Kako avtomatizirate upravljanje dokumentov v podjetju?
Dokument prispe po e-pošti, iz mape ali iz dokumentnega sistema. Sistem prepozna vrsto dokumenta, prebere polja, ki jih proces potrebuje, preveri podatke s šifranti in zapis posreduje naprej. Mejne primere pošlje v pregled, namesto da bi ugibal.
Ali se avtomatizacija poveže z našim sistemom ERP ali CRM?
Da, prek vmesnikov, ki jih sistem ponuja. Podatke beremo in zapisujemo v obstoječe sisteme, pravice dostopa pa ostanejo take, kot so; avtomatizacija jih ne obide.
Kje se avtomatizacija delovnih procesov najhitreje izplača?
Tam, kjer je korak pogost, pravilo jasno in napaka draga: vhodna pošta, prepisovanje podatkov med sistemi, potrjevanja in redna poročila. Kadar pravila ni mogoče zapisati, avtomatizacija ni prava pot in to povemo.
Preberite tudi
Opišite, kaj potrebujete
Nekaj stavkov je dovolj: kaj potrebujete, za kateri proces ali sistem in do kdaj. Odgovorimo vam po e-pošti.
Dodajte telefon in podjetje
Sorodne rešitve
Se sliši kot vaš projekt?
Pošljite opis projekta, obstoječi sistem, razpisno dokumentacijo ali datum dogodka.
Ali pišite na info@epix.si