Avtomatizacija
Avtomatizacija poslovnih procesov.
Avtomatiziramo ponavljajoče se postopke med zaposlenimi, aplikacijami, dokumenti in podatkovnimi viri. Cilj je zmanjšati ročne prenose podatkov, podvajanje dela, napake in čakanje med posameznimi koraki procesa.
Zahtevek se lahko samodejno zajame iz obrazca ali e-pošte, klasificira, poveže s podatki iz CRM-ja ali ERP-ja, dodeli odgovorni osebi, sproži postopek odobritve in po zaključku pripravi poročilo.
Kdaj nas običajno vključijo
- isti korak se ponavlja vsak dan
- podatki se prepisujejo med sistemi
- odobritve se izgubljajo v e-pošti
- poročila se sestavljajo ročno
- nihče nima pregleda, kje se je proces ustavil
Ni vsak korak vreden avtomatizacije
Če se korak ponovi nekajkrat letno, avtomatizacija ne povrne vložka. Zato pred razvojem izmerimo, kolikokrat se proces dejansko izvede.
Učinek merimo
Pred avtomatizacijo
Izmerimo, koliko časa proces traja, koliko korakov ima, kolikokrat se ponovi, koliko ljudi sodeluje in kje nastajajo napake.
Po uvedbi
Isto meritev ponovimo in primerjamo stanje. Številke pridejo iz vašega procesa, ne iz našega marketinga.
Kaj spremljamo naprej
Uspešnost izvedbe, napake, ročne posege in strošek na obdelan primer.
Kaj to pomeni za vas
- manj ročnega prepisovanja med sistemi
- vsak korak ima čas, nosilca in status
- izjeme so vidne, ne skrite
- proces teče tudi, ko je nekdo odsoten
Kako teče avtomatiziran proces
Kliknite del procesa in ga izklopite - ugasne tisto, kar brez njega ne deluje. Ponoven klik ga vrne.
Kaj avtomatiziramo
- e-pošto in obvestila
- dokumente in ponudbe
- poročila
- prenose podatkov med sistemi
- onboarding zaposlenih in strank
- lead management
- interne zahtevke in odobritve
- statuse in potrditve
Primer: obdelava vhodne pošte
Danes
Zaposleni prejme e-pošto → odpre priponko → prebere dokument → poišče stranko → prepiše podatke → ustvari nalogo → pošlje odgovor.
Po avtomatizaciji
Sistem naredi prvih šest korakov sam. Človek pregleda pripravljen predlog in potrdi.
Kaj to pomeni
Manj ročnega prepisovanja, krajši odzivni čas in sledljivost vsakega koraka.
Kako avtomatiziramo
Sprožilec
Kaj proces sproži: prejeta e-pošta, nov zapis, datum, oddan obrazec ali dogodek v drugem sistemu.
Potek in pravila
Koraki, pogoji in odgovornosti se zapišejo tako, kot proces dejansko teče, ne kot je opisan v postopkovniku.
Integracije
Podatek se prenese med sistemi enkrat in v pravi obliki, brez ročnega prepisovanja.
Izjeme
Kar ne ustreza pravilom, gre v čakalno vrsto s pojasnilom, ne v tiho napako.
Nadzor in sledljivost
Potrditve
Kjer je potrebna odločitev človeka, sistem počaka in zabeleži, kdo je potrdil.
Dnevnik
Vsak korak ima čas, vhod, izhod in status. Napako je mogoče ponoviti in odpraviti.
Poročanje
Koliko primerov je steklo samodejno, koliko jih je čakalo in kje se zatika.
Sorodno delo
Podstrani
Pogosta vprašanja
Kaj se zgodi ob napaki?
Proces se ustavi na kontrolni točki, sistem javi napako in nič se ne izvede na pol.
Ali potrebujemo za to AI?
Pogosto ne. AI dodamo šele tam, kjer pravila ni mogoče zapisati.
Preberite tudi
Sorodne rešitve
Se sliši kot vaš projekt?
Pošljite opis projekta, obstoječi sistem, razpisno dokumentacijo ali datum dogodka.