Avtomatizacija procesa zaposlovanja in odpuščanja

Kaj pomeni avtomatizacija procesa zaposlovanja in odpuščanja?#

Avtomatizacija procesa zaposlovanja in odpuščanja pomeni, da se ponavljajoči se koraki ob sprejemu in odhodu zaposlenega sprožijo samodejno prek povezave med kadrovskim, dokumentnim in poslovnim sistemom, namesto da jih vsak oddelek izvaja ročno in neodvisno od drugih. Namesto da kadrovska služba podatke o novem ali odhajajočem zaposlenem pošilja po e-pošti v IT, finance in vodjem oddelkov, sistem sam sproži nalogo ob pravem trenutku, zapiše, kdo jo je opravil, in poskrbi, da noben korak ne ostane neobdelan.

Proces zajema celotno pot zaposlenega: od priprave pogodbe in dostopov ob prihodu do preklica pravic in prevzema opreme ob odhodu. Avtomatizacija ne pomeni, da kadrovska služba izgubi nadzor, temveč da dobi pregled nad tem, kateri korak je že izveden, kateri še čaka in kdo je zanj odgovoren. Sistem lahko podatke iz enega vira – na primer iz kadrovskega sistema – samodejno prenese v dokumentni sistem, v IT administracijo in v poslovni sistem, kjer se vodi obračun.

Za podjetje z več kot milijon evrov letnih prihodkov to običajno pomeni povezavo več samostojnih sistemov, ki so jih doslej upravljali ločeni oddelki. Vodja IT mora zagotoviti, da se dostopi ustvarjajo in brišejo pravočasno, vodja kadrovske službe potrebuje pregled nad dokumentacijo, finance pa točne podatke za obračun. Avtomatizacija procesa zaposlovanja in odpuščanja te tri poglede združi v enoten tok dela, ki ga je mogoče spremljati in nadzorovati.

Zakaj več oddelkov čuti posledice neavtomatiziranega kadrovskega procesa#

Zaposlovanje in odpuščanje nista zgolj kadrovski opravili, temveč sprožita verigo nalog v IT, financah, nabavi in pri vodjih oddelkov. Če ta veriga ni povezana, se naloge izvajajo z zamikom ali jih kdo pozabi: nov zaposleni teden dni čaka na dostop do sistemov, odhajajoči zaposleni pa ima dostop do e-pošte in poslovnih podatkov še dolgo po zadnjem delovnem dnevu. Posledice niso vidne le kadrovski službi, temveč celotni organizaciji.

Največje tveganje nastane na stiku med oddelki, kjer si nihče ne čuti odgovornosti za zadnji korak. Kadrovska služba predvideva, da je IT uporabniku že odvzel dostop, IT pa čaka na uradno obvestilo kadrovske službe. Brez jasno določenega sprožilca – torej dogodka, ki samodejno sproži nalogo v drugem sistemu – tak korak zlahka ostane neopravljen, dokler ga ne odkrije revizija ali, slabše, incident.

Pri podjetjih in javnih zavodih, ki upravljajo več lokacij ali oddelkov, se tveganje še poveča, ker isti postopek poteka na več mestih hkrati, pogosto z različnimi obrazci in različnimi osebami, ki ga izvajajo. Avtomatizacija ne odpravi potrebe po presoji ljudi, temveč poskrbi, da se vsak korak izvede po istem postopku, ne glede na to, kdo ga sproži in na kateri lokaciji.

Kateri koraki zaposlovanja se najpogosteje avtomatizirajo#

Pri zaposlovanju se najprej avtomatizirajo koraki, ki so popolnoma predvidljivi in se ponovijo pri vsakem novem sodelavcu: priprava dokumentacije, ustvarjanje uporabniških računov in obveščanje oddelkov, ki morajo pripraviti opremo ali delovno mesto. Tak korak je mogoče sprožiti v trenutku, ko kadrovska služba v sistemu potrdi datum nastopa dela, sistem pa nato sam razdeli naloge med IT, nabavo in vodjo oddelka.

Obseg korakov, ki jih je smiselno povezati v en avtomatiziran tok, je odvisen od tega, koliko oddelkov sodeluje pri sprejemu novega zaposlenega in koliko sistemov je treba uskladiti. Najpogosteje gre za naslednje korake:

Vsak od teh korakov sam zase ni zahteven, težava nastane, ker jih mora danes nekdo ročno povezati med seboj in preveriti, da je prejšnji korak res zaključen, preden se začne naslednji. Avtomatizacija to zaporedje zapiše enkrat in ga nato izvaja dosledno, pri čemer ostane vsak korak voden – kadrovska služba ali vodja oddelka ga po potrebi odobri, preden se izvede naslednji.

• priprava pogodbe in spremljajoče dokumentacije
• ustvarjanje uporabniških računov in dodelitev dostopov do sistemov
• naročilo in priprava delovne opreme
• vpis v kadrovski in plačilni sistem
• obveščanje vodje oddelka in sodelavcev o novem zaposlenem
• priprava uvajalnega načrta in gradiv za izobraževanje
• zbiranje podpisanih dokumentov v dokumentnem sistemu

Kako poteka avtomatizacija odpuščanja zaposlenega?#

Avtomatizacija odpuščanja poteka tako, da datum prenehanja delovnega razmerja v kadrovskem sistemu samodejno sproži enoten seznam nalog za IT, finance, vodjo oddelka in po potrebi varnostno službo, namesto da se vsak oddelek o odhodu obvesti posebej. S tem se zmanjša tveganje, da kak korak – najpogosteje preklic dostopa – ostane neopravljen.

Postopek se razlikuje glede na vlogo zaposlenega in obseg dostopov, ki jih je imel, vendar se v osnovi ponavljajo isti koraki:

Pri odpuščanju je ključen natančen trenutek izvedbe: dostop je treba preklicati na določen dan, ne prej in ne pozneje, saj prezgodnji preklic ovira delo do zadnjega dneva, prepozen pa pušča odprto varnostno tveganje. Avtomatiziran proces to uskladi s datumom, ki ga kadrovska služba vnese v sistem, in ne zahteva, da si IT ali vodja oddelka datum zapomni ali ga ročno vnese v več sistemov.

Pri večjem številu odhodov – na primer ob reorganizaciji ali sezonskem zmanjšanju obsega dela – postane ročno usklajevanje med oddelki še bolj izpostavljeno napakam. Avtomatiziran proces v takem primeru izvede enak nabor korakov za vsakega zaposlenega posebej, pri čemer ostane zapisano, kdaj je bil kateri korak izveden in kdo ga je odobril.

• preklic dostopov do e-pošte, poslovnih in dokumentnih sistemov
• prevzem delovne opreme in dostopnih kartic
• zaključni obračun v kadrovskem in plačilnem sistemu
• arhiviranje dokumentacije o delovnem razmerju
• obveščanje IT in varnostne službe o datumu in obsegu preklica
• izvedba izstopnega razgovora in zapis ugotovitev
• posodobitev podatkov o kontaktih v poslovnem sistemu

Povezava s kadrovskim, dokumentnim in poslovnim sistemom#

Avtomatizacija zaposlovanja in odpuščanja ni samostojna rešitev, temveč povezava med sistemi, ki jih podjetje že uporablja: kadrovskim sistemom, dokumentnim sistemom, poslovnim sistemom (ERP) in pogosto tudi sistemom za upravljanje odnosov s strankami (CRM), če ima odhajajoči ali novi zaposleni dostop do podatkov o strankah. Brez take povezave avtomatizacija obstane pri enem sistemu, ostali koraki pa ostanejo ročni.

Podjetja pogosto uporabljajo enega od uveljavljenih poslovnih sistemov, pri čemer je za avtomatizacijo pomembno predvsem to, kako ta sistem omogoča izmenjavo podatkov z drugimi orodji – prek API-ja, uvoza datotek ali neposredne povezave. Pri starejših ali prilagojenih sistemih je treba najprej preveriti, kaj sistem sploh omogoča, preden se določi, kateri korak je mogoče avtomatizirati in kateri bo še nekaj časa ostal ročen.

Pri javnih zavodih in podjetjih z urejeno dokumentacijo je dokumentni sistem pogosto osrednji del postopka, saj se vanj shranjujejo pogodbe, soglasja in zapisi o izobraževanjih. Povezava med kadrovskim in dokumentnim sistemom poskrbi, da se dokument, ki ga podpiše novi zaposleni, samodejno uvrsti na pravo mesto in poveže z njegovim zapisom, namesto da ga nekdo pozneje ročno poišče in priloži.

Obseg povezovanja je odvisen od tega, koliko sistemov je treba vključiti in kako zaprte ali odprte so njihove vmesnike. Pri projektu je zato treba najprej popisati obstoječe sisteme in njihove omejitve, šele nato določiti, kateri koraki zaposlovanja in odpuščanja se dajo povezati v en avtomatiziran tok.

Varnost podatkov in dostopov pri odhodu zaposlenega#

Odhod zaposlenega je trenutek, ko je tveganje za varnost podatkov največje, saj ima oseba do zadnjega dne dostop do sistemov, hkrati pa ni več neposredno vpletena v delo podjetja. Avtomatizacija tu ne rešuje le učinkovitosti, temveč predvsem zmanjšuje tveganje, da kak dostop ostane odprt dlje, kot je potrebno, ali da se preklic izvede nepopolno.

Pri odhodu zaposlenega se najpogosteje spregleda prav to, kar ni vidno na prvi pogled – dostopi, ki niso del osrednjega kadrovskega sistema. Med tveganji, na katera je treba biti pozoren, so:

Avtomatiziran proces te korake naredi vidne in sledljive: ob vnosu datuma prenehanja se za vsak sistem, ki je bil zaposlenemu dodeljen, ustvari naloga za preklic, ta pa je zaključena šele, ko jo odgovorna oseba potrdi. Tako nastane zapis, kdo in kdaj je dostop odvzel, kar je pomembno tudi za revizijo in za dokazovanje skladnosti z varstvom osebnih podatkov.

Pri regulirani panogi ali javnem sektorju je taka sledljivost pogosto obvezna sestavina notranjih kontrol, ne le dobra praksa. Projektne ekipe, ki jih lahko sestavimo znotraj Epixa in specialistične partnerske mreže, imajo izkušnje z varnostno arhitekturo in upravljanjem dostopov, kar je pri načrtovanju takega procesa pomembno predvsem zato, da se preklic dostopa obravnava enako dosledno kot njegova dodelitev.

• nepravočasen odvzem dostopa do e-pošte in internih sistemov
• pozabljeni dostopi do zunanjih spletnih orodij (SaaS), ki jih je zaposleni uporabljal samostojno
• deljena ali skupna gesla, ki jih po odhodu nihče ne zamenja
• podatki na osebnih napravah ali v osebnih shrambah
• manjkajoča revizijska sled o tem, kdo je dostop odvzel in kdaj
• dostop do CRM ali ERP sistema, ki ostane aktiven po zadnjem delovnem dnevu

Kdo v podjetju je odgovoren za delovanje avtomatiziranega procesa#

Avtomatizacija ne odpravi odgovornosti, temveč jo naredi vidno: za vsak korak v procesu zaposlovanja in odpuščanja mora biti določena oseba ali oddelek, ki nalogo potrdi, ne pa sistem sam. Pri uvedbi je zato treba najprej določiti, kdo odobri ustvarjanje dostopa, kdo potrdi njegov preklic in kdo je odgovoren, če korak ni izveden pravočasno.

V praksi se odgovornost običajno razdeli med kadrovsko službo, ki vodi podatke o datumih in dokumentaciji, IT oddelek, ki upravlja dostope do sistemov, in vodje oddelkov, ki potrdijo prevzem ali oddajo opreme ter opravijo uvajalni ali izstopni razgovor. Finance potrebujejo potrditev za obračun zadnjih prejemkov ali stroškov, povezanih z zaposlitvijo.

Pri večjih organizacijah je smiselno določiti tudi lastnika celotnega procesa – osebo, ki ni odgovorna za posamezen korak, temveč za to, da proces kot celota deluje in da se ob spremembi (novo delovno mesto, nova lokacija, nov sistem) proces ustrezno posodobi. Brez take vloge se avtomatiziran proces s časom razdrobi, ker ga vsak oddelek prilagaja po svoje.

Kako izbrati izvajalca za avtomatizacijo kadrovskih procesov?#

Pri izbiri izvajalca za avtomatizacijo zaposlovanja in odpuščanja je najpomembneje preveriti, ali ima izkušnje s povezovanjem kadrovskih, dokumentnih in poslovnih sistemov med seboj, ne le z gradnjo enega izoliranega orodja. Proces namreč poteka prek več sistemov hkrati, zato mora izvajalec razumeti, kako se podatki med njimi prenašajo in kje nastanejo vrzeli.

Pri presoji ponudbe je smiselno preveriti naslednje:

Pri podjetju z več kot milijon evrov letnih prihodkov ali pri javnem zavodu projekt praviloma presega zmogljivost enega razvijalca ali ene majhne ekipe, saj zahteva hkratno poznavanje kadrovskih procesov, integracij in varnosti. Zato je smiselno preveriti, ali lahko izvajalec po potrebi sestavi širšo projektno ekipo – s solution arhitektom, razvijalci, strokovnjakom za varnost in projektnim vodjo – ne le enega samega razvijalca.

Pomembno je tudi, kaj se zgodi po zagonu sistema: kdo odpravlja napake, kdo skrbi za varnostne posodobitve in po kakšnem postopku se dodaja nova funkcionalnost. Izvajalec, ki jasno pojasni razrede podpore – od izpada sistema do manjše zahteve za spremembo – naročniku omogoči, da že vnaprej ve, kako hitro lahko pričakuje odziv na posamezno vrsto težave.

• izkušnje z integracijo kadrovskih, dokumentnih in poslovnih sistemov prek API-ja
• jasno določenega projektnega vodjo in razdelitev odgovornosti med ekipami
• ločena razvojna, testna in produkcijska okolja, brez testiranja na pravih osebnih podatkih
• opredeljeno podporo po uvedbi z dogovorjenimi razredi nujnosti (SLA)
• pozornost na varnost dostopov in varstvo osebnih podatkov skozi celoten proces
• možnost prevzema in nadgradnje obstoječega sistema, ne le gradnje novega

Od česa je odvisna cena avtomatizacije zaposlovanja in odpuščanja#

Cene avtomatizacije procesa zaposlovanja in odpuščanja ni mogoče smiselno podati brez poznavanja obsega: odvisna je od tega, koliko sistemov je treba povezati, kako zapleteni so njihovi vmesniki in koliko različnih vlog zaposlenih (na primer poslovodstvo, proizvodnja, zunanji sodelavci) je treba obravnavati različno. Projekt, ki poveže dva sistema prek odprtega API-ja, pomeni drugačen obseg dela kot projekt, ki mora najprej urediti podatke v starejšem sistemu brez vmesnika.

Na obseg in s tem na ceno projekta vpliva predvsem naslednje:

Namesto splošne cene je zato smiselno najprej izvesti krajšo analizo, ki obseg razdeli na posamezne sklope – na primer ločeno za zaposlovanje in za odpuščanje, ali ločeno po sistemih, ki jih je treba povezati. Tako postane vsak sklop ocenljiv in izvedljiv posebej, naročnik pa lahko odloči, s katerim sklopom začeti najprej.

• obseg funkcionalnosti in število vlog zaposlenih, ki jih je treba obravnavati
• koliko obstoječih sistemov je treba povezati in kakšne vmesnike že imajo
• ali se avtomatizacija gradi na novo ali se nadgrajuje obstoječ sistem
• zahteve glede varnosti, revizijske sledi in skladnosti, še posebej v javnem sektorju
• obseg testiranja in potreba po neodvisnem preverjanju kakovosti
• raven podpore po uvedbi in dogovorjeni razredi nujnosti

Kako Epix pristopi k projektu avtomatizacije kadrovskih procesov#

Pri projektu avtomatizacije zaposlovanja in odpuščanja lahko Epix prevzame celoten projekt ali posamezen sklop, na primer samo povezavo kadrovskega in dokumentnega sistema ali samo avtomatizacijo preklica dostopov ob odhodu. Pri obsežnejših projektih določimo projektnega vodjo, odgovornosti posameznih ekip, način komunikacije in poročanja, tako da naročnik ves čas ve, v kateri fazi je projekt.

Enako lahko prevzamemo tudi obstoječ ali nedokončan sistem, ki ga je naročnik že začel graditi sam ali z drugim izvajalcem – po pregledu izvorne kode, arhitekture, infrastrukture in obstoječih podatkov. Izvorna koda in podatki ostanejo last naročnika, dokumentacija, dostopi in gesla pa so del primopredaje, tako da naročnik ni odvisen od enega izvajalca.

Pri razvoju ločimo razvojno, testno in produkcijsko okolje, v testnem okolju pa ne uporabljamo pravih osebnih podatkov zaposlenih, kar je pri kadrovskem procesu še posebej pomembno. Vsaka sprememba gre skozi pregled in testiranje, preden pride v produkcijsko okolje, kjer dejansko teče zaposlovanje in odpuščanje.

Po uvedbi lahko prevzamemo tudi nadaljnji nadzor delovanja: odpravo napak, tehnične in varnostne posodobitve ter nadaljnji razvoj po dogovorjenih razredih nujnosti, od izpada sistema do manjše zahteve za spremembo. Obseg podpore se določi glede na projekt, tako da naročnik dobi raven podpore, ki ustreza dejanski kritičnosti procesa zaposlovanja in odpuščanja v njegovi organizaciji.