Kaj vključuje AI svetovanje za podjetja

Kaj je AI svetovanje za podjetja?#

AI svetovanje za podjetja je postopek, v katerem izvajalec skupaj z naročnikom opredeli, kje v poslovanju ima smisel uvesti umetno inteligenco, kateri podatki in sistemi so za to na voljo in kako se taka rešitev vključi v obstoječe okolje brez motenj v delovanju. Zajema analizo procesov, izbiro tehnološkega pristopa – na primer AI agente, RAG za semantično iskanje po dokumentih ali avtomatizirano obdelavo podatkov – ter načrt uvedbe, varnosti in podpore po zagonu.

Za podjetje z več kot milijon evrov letnih prihodkov svetovanje redko pomeni le eno srečanje ali predstavitev orodja. Gre za delo, ki zadeva več oddelkov hkrati – IT, finance, proizvodnjo ali kadrovsko službo – saj AI rešitev skoraj vedno sega v podatke in procese, ki jih uporablja več ljudi. Svetovanje mora zato odgovoriti na vprašanja o lastništvu podatkov, odgovornosti za odločitve, ki jih predlaga sistem, in o tem, kdo na koncu potrdi rešitev pred uvedbo v produkcijsko okolje.

Epix pri AI svetovanju izhaja iz področij, ki jih pokriva: razvoj AI agentov, RAG sistemov za semantično iskanje, obdelavo dokumentov in avtomatizacijo poslovnih procesov ter poročanja. Projekt lahko prevzamemo v celoti, od analize do uvedbe in podpore, ali kot posamezen sklop, če naročnik že ima del rešitve in potrebuje nadgradnjo ali povezavo z novim sistemom.

Kje se AI svetovanje začne#

AI svetovanje se začne z analizo obstoječih procesov in podatkov, še pred izbiro katere koli tehnologije. Izvajalec skupaj z naročnikom pregleda, kateri postopki porabljajo največ časa, kje nastajajo napake zaradi ročnega dela in kateri podatki so na voljo v strukturirani obliki, primerni za obdelavo s strani AI sistema.

Kakovost podatkov pogosto odloči, ali je projekt izvedljiv v načrtovanem obsegu. Podatki, razpršeni med več sistemi, v različnih formatih ali brez jasne lastniške strukture, zahtevajo dodaten korak urejanja, preden jih je mogoče uporabiti za AI rešitev. Zato analiza vključuje tudi pregled, kje podatki nastajajo, kdo jih vzdržuje in kako se prenašajo med oddelki.

Izhod analize je seznam prioritetnih področij, razvrščenih glede na vpliv na poslovanje in zahtevnost izvedbe. Pri tem se običajno pregledajo naslednja področja.

• obstoječi poslovni procesi in njihovi lastniki
• razpoložljivost in kakovost podatkov
• povezave z obstoječimi sistemi, kot so ERP, CRM ali dokumentni sistemi
• varnostne in regulativne zahteve glede obdelave podatkov
• pričakovanja uporabnikov in oddelkov, ki bodo rešitev uporabljali

Katere odločitve je treba sprejeti pred uvedbo AI rešitve?#

Pred uvedbo AI rešitve je treba določiti obseg nalog, ki jih sistem prevzame, raven samostojnosti pri odločanju in način nadzora nad njegovim delovanjem. Te odločitve niso tehnične podrobnosti, temveč določajo, kako se AI vključi v odgovornosti zaposlenih in obstoječe procese.

Ena od ključnih odločitev je, ali AI sistem le predlaga, na primer razvrstitev dokumenta ali odgovor stranki, ali pa dejanje tudi samodejno izvede. V reguliranih panogah in javnem sektorju se pogosteje izbere model, kjer AI pripravi predlog, človek pa ga potrdi, kar ohranja odgovornost pri zaposlenem in omogoča revizijsko sled.

Druga odločitev zadeva dostop do podatkov: kateri del podatkovne baze lahko AI sistem bere, ali lahko dostopa do osebnih ali poslovno občutljivih podatkov in kako se ta dostop omeji glede na vlogo uporabnika. Pri tem se določijo tudi naslednje točke.

• obseg nalog, ki jih AI prevzame samostojno
• postopek potrditve pri odločitvah z večjim vplivom
• dostopne pravice do podatkov glede na vlogo uporabnika
• način beleženja in sledljivosti odločitev sistema
• odgovorna oseba za nadzor delovanja po uvedbi

Integracija AI rešitve z obstoječimi sistemi#

AI rešitev redko deluje samostojno, saj mora za dejansko korist dostopati do podatkov v obstoječih sistemih podjetja, kot so ERP, CRM, dokumentni sistemi ali orodja za poročanje. Integracija poteka prek API-jev, ki omogočajo izmenjavo podatkov med AI sistemom in drugimi aplikacijami, ne da bi bilo treba podatke podvajati ali ročno prenašati.

Podjetja pogosto uporabljajo enega od uveljavljenih poslovnih sistemov za vodenje financ, zalog ali odnosov s strankami, pri čemer ima vsak svoje omejitve glede odpiranja podatkov navzven. Pri AI svetovanju se zato preveri, kateri podatki so dostopni prek API-ja proizvajalca, kateri zahtevajo dodatno izvozno pot in kje je smiselno podatke najprej združiti v enotno bazo, preden jih uporabi AI sistem.

Epix gradi in povezuje ERP, CRM, DMS in ECM sisteme ter jih integrira prek API-jev, kar je pogoj za to, da AI rešitev dobi dostop do pravih podatkov ob pravem času. Pri prevzemu obstoječega sistema najprej pregledamo izvorno kodo, arhitekturo in podatkovno strukturo, šele nato predlagamo, kje se AI vključi.

Varnost podatkov in skladnost pri AI svetovanju#

Varnost podatkov je pri AI svetovanju enako pomembna kot izbira tehnologije, saj AI sistem pogosto obdeluje podatke, ki so poslovno občutljivi ali osebni. Svetovanje mora opredeliti, kje se podatki hranijo, kdo ima dostop do njih in kako se zaščitijo med prenosom med sistemi.

V javnem sektorju in reguliranih panogah je poleg splošne varnosti treba upoštevati tudi zahteve glede varstva osebnih podatkov in revizijske sledi, saj mora biti vsaka odločitev AI sistema pozneje mogoče preveriti. Razvojno, testno in produkcijsko okolje so pri tem ločena, v testnem okolju pa se ne uporabljajo pravi osebni podatki.

Znotraj Epixa in njegove specialistične partnerske mreže so na voljo kadri s certifikati s področja varnosti v oblaku, upravljanja identitet in odzivanja na incidente, standardi kot ISO 27001 pa so del delivery strukture mreže. To pomeni, da se varnostne zahteve pri AI projektu obravnavajo skozi celoten proces, ne le ob zagonu.

Vpliv AI svetovanja na zaposlene#

AI svetovanje vpliva na zaposlene predvsem tam, kjer se spremeni način dela pri rutinskih nalogah, zato je del svetovanja tudi priprava zaposlenih na novo razporeditev dela, ne le namestitev tehnologije.

Ko AI prevzame del postopka, na primer razvrščanje dokumentov ali pripravo prvega osnutka poročila, se vloga zaposlenega premakne k pregledu in potrjevanju rezultatov. Taka sprememba zahteva jasno komunikacijo o tem, kaj se spreminja in zakaj, sicer zaposleni rešitev dojemajo kot nadzor nad njihovim delom namesto kot pripomoček.

Pri uvedbi je zato smiselno vključiti predstavnike oddelkov, na katere AI rešitev vpliva, že v fazo analize, ne šele ob testiranju. Tako se pravočasno odkrijejo primeri, ki jih je AI sistem spregledal, in se določi, kdo v oddelku prevzame vlogo potrjevanja rezultatov po uvedbi.

Kako poteka izvedba projekta AI svetovanja?#

Izvedba projekta AI svetovanja poteka po korakih, ki si sledijo od analize do podpore po uvedbi, pri čemer se po vsakem koraku rezultat uskladi z naročnikom, preden se nadaljuje na naslednjega.

Pri večjih projektih se določi projektni vodja, odgovornosti posameznih ekip, roki in način poročanja, saj projekt pogosto vključuje sodelovanje med IT oddelkom naročnika, poslovnimi uporabniki in izvajalcem. Spremembe nastanejo postopno, skozi več krajših ciklov, ne kot en velik zagon celotne rešitve.

Korake izvedbe običajno sestavljajo naslednje faze.

Epix lahko prevzame celoten projekt ali le posamezen sklop, na primer samo analizo ali samo integracijo z obstoječim sistemom, odvisno od tega, kaj naročnik že ima pripravljeno.

• analiza procesov in podatkov
• izbira tehnološkega pristopa in arhitekture rešitve
• načrt integracije z obstoječimi sistemi
• razvoj in postopno testiranje
• prevzemno testiranje skupaj z naročnikom
• uvedba v produkcijsko okolje
• podpora in nadaljnji razvoj po uvedbi

Testiranje in prevzem AI rešitve#

Testiranje AI rešitve pred uvedbo preveri, ali sistem deluje pravilno na realnih, vendar varno pripravljenih podatkih, in ali so rezultati skladni s pričakovanji naročnika. Gre za enak postopek kakovosti, ki velja za druge informacijske sisteme, le da se pri AI dodatno preverjajo primeri, kjer sistem ne ve, kaj naj naredi.

Testni scenariji vključujejo ročno in avtomatizirano testiranje, testiranje API povezav in regresijsko testiranje po vsaki spremembi, pri večjih projektih pa tudi neodvisen QA, ločen od razvojne ekipe. Prevzemno testiranje poteka po vnaprej dogovorjenih merilih, ki jih potrdi naročnik, preden se rešitev premakne v produkcijsko okolje.

Merila uspeha se določijo že v fazi analize, saj se le tako lahko po uvedbi preveri, ali AI rešitev dejansko rešuje problem, ki je bil izhodišče projekta. Merila so specifična za posamezen projekt in se razlikujejo glede na to, ali gre za avtomatizacijo postopka, iskanje po dokumentih ali podporo pri odločanju.

Podpora po uvedbi AI rešitve#

Podpora po uvedbi AI rešitve vključuje spremljanje delovanja, odpravo napak in nadaljnji razvoj, saj se potrebe po prilagoditvi pojavijo tudi po zagonu, ko sistem začne delati na resničnih podatkih. Epix lahko po uvedbi prevzame nadzor delovanja, SLA podporo ter tehnične in varnostne posodobitve.

Napake in zahteve po podpori se razvrstijo glede na njihov vpliv na poslovanje.

Odzivni časi za posamezen razred se dogovorijo v pogodbi o podpori glede na kritičnost sistema za naročnika, saj se razlikujejo med javnim zavodom in proizvodnim podjetjem z neprekinjenim obratovanjem. Spremembe po uvedbi gredo skozi enak pregled in testiranje kot začetni razvoj, preden se objavijo v produkcijskem okolju.

• izpad – sistem ali ključni del ne deluje, obravnava ima najvišjo prednost
• motnja – sistem deluje, posamezna funkcija ne deluje pravilno
• napaka – manjša napaka brez vpliva na poslovanje, uvrščena v naslednjo objavo
• zahteva – sprememba ali nadgradnja, za katero se oceni obseg in uskladi termin

Kako izbrati izvajalca za AI svetovanje?#

Pri izbiri izvajalca za AI svetovanje je treba preveriti, ali ekipa razume tako AI tehnologijo kot obstoječe sisteme naročnika, saj je integracija pogosto zahtevnejši del projekta kot sama AI komponenta.

Dober pokazatelj je, ali izvajalec zna prevzeti tudi nedokončan ali obstoječ sistem po pregledu izvorne kode in podatkov, ne le graditi od začetka, saj večina podjetij z več kot milijon evrov prihodkov že ima vzpostavljene sisteme, ki jih je treba povezati, ne zamenjati. Pomembno je tudi, kako izvajalec obravnava lastništvo podatkov in dokumentacije.

Pri Epixu velja, da so izvorna koda in podatki vedno last naročnika, dokumentacija, dostopi in gesla pa so del primopredaje ob zaključku projekta. Naročnik tako po koncu sodelovanja ni odvisen od enega izvajalca za nadaljnje spremembe sistema.

Pomembno je tudi preveriti, kdo znotraj izvajalca dejansko izvaja delo: Epix pri večjih AI projektih sestavi projektno ekipo iz lastnih strokovnjakov in specialistične partnerske mreže, ki vključuje senior inženirje, solution arhitekte in AI/ML strokovnjake, odvisno od obsega projekta.