Vzorci integracije poslovnih sistemov v podjetju

Kaj so vzorci integracije poslovnih sistemov in zakaj so pomembni#

Vzorci integracije poslovnih sistemov so uveljavljeni načini, kako med seboj povežete ERP, CRM, proizvodne, kadrovske in dokumentne sisteme, tako da si izmenjujejo podatke brez ročnega prepisovanja. Izbira vzorca integracije določa, kako hitro podatki potujejo med sistemi, kdo jih nadzoruje in kako enostavno lahko kasneje dodate nov sistem ali spremenite obstoječega. V podjetju z več oddelki in več sistemi odločitev o vzorcu integracije neposredno vpliva na to, koliko časa zaposleni porabijo za usklajevanje podatkov in koliko napak nastane zaradi podvojenih vnosov.

V podjetjih z več kot milijon evrov letnega prihodka se podatki praviloma že nahajajo v več ločenih sistemih: enem za finance, enem za prodajo, enem za proizvodnjo in pogosto še v dokumentnem sistemu. Taka podjetja pogosto uporabljajo enega od uveljavljenih sistemov, kot so ERP ali CRM rešitve različnih proizvajalcev, ki pa med seboj praviloma ne govorijo istega jezika brez dodatne povezave. Brez premišljenega vzorca integracije se podatki med sistemi prenašajo ročno, prek izvozov v preglednice ali sploh ne, kar povečuje tveganje za neskladja in podaljšuje čas odločanja vodstva.

Napačno izbran vzorec integracije se pokaže šele, ko podjetje raste ali dodaja nov sistem: povezave, ki so delovale za dva sistema, postanejo nepregledne pri petih. Zato je vzorec integracije odločitev vodstva, ne le tehnična podrobnost razvojne ekipe – nanjo vpliva, kako varno so podatki zaščiteni, kdo je odgovoren za njihovo točnost in kako hitro lahko podjetje kasneje spremeni ali zamenja posamezen sistem brez prekinitve ostalih procesov.

Kdaj je integracija med ERP, CRM in drugimi sistemi sploh potrebna?#

Integracija med sistemi je potrebna takoj, ko se isti podatek – na primer stranka, izdelek ali naročilo – vnaša ali popravlja v več kot enem sistemu, saj se v nasprotnem primeru podatki sčasoma razidejo. Znak, da je čas za integracijo, je tudi, ko zaposleni redno izvažajo podatke iz enega sistema v preglednico, da bi jih nato ročno vnesli v drugega, ali ko vodstvo pri poročanju ne more zaupati, kateri sistem ima zadnjo in pravilno različico podatka.

Potreba po integraciji poslovnih sistemov se najpogosteje pojavi ob naslednjih znakih:

Čim dlje podjetje odlaša odločitev o integraciji, tem več procesov se naveže na ročno usklajevanje podatkov, kar kasnejšo povezavo sistemov podraži in podaljša. Zato je smiselno vprašanje o integraciji odpreti, preden število ročnih opravil preseže zmogljivost ekipe, ne šele takrat, ko napake v podatkih postanejo vidne pri strankah ali v poročilih vodstvu.

• podvojen vnos istih podatkov v več sistemov
• razlike med poročili iz različnih oddelkov za isto obdobje
• zamude pri odločanju, ker podatki niso na voljo pravočasno
• rast števila sistemov ob širitvi podjetja ali novih lokacijah
• potreba po enotnem vpogledu v stranko, zalogo ali naročilo
• načrtovana zamenjava ali nadgradnja enega od obstoječih sistemov

Kateri vzorci integracije poslovnih sistemov obstajajo#

Pri povezovanju poslovnih sistemov se v praksi uporablja več uveljavljenih vzorcev integracije, ki se razlikujejo po tem, kako podatki potujejo med sistemi in kako tesno so sistemi med seboj povezani. Izbira med njimi je odvisna od tega, koliko sistemov je treba povezati, kako pogosto se podatki spremenijo in kako kritično je, da so spremembe vidne takoj.

Med pogostejšimi vzorci integracije poslovnih sistemov so:

Neposredna povezava med dvema sistemoma je najhitreje vzpostavljena, a se slabo prilagaja, ko se število sistemov poveča, saj vsak nov sistem potrebuje novo povezavo z vsemi obstoječimi. Osrednja integracijska plast ali povezovanje prek API-jev to težavo rešuje, ker nov sistem priklopite na eno skupno točko, kar poenostavi vzdrževanje in zmanjša tveganje, da sprememba enega sistema pokvari delovanje drugega.

Dogodkovno vodena integracija je primerna, kadar morajo biti spremembe vidne takoj – na primer pri zalogi ali naročilih – medtem ko je paketni prenos dovolj, kadar se podatki uskladijo enkrat na dan, na primer pri računovodskih izpisih. Vzorec integracije torej ni le tehnična izbira, temveč odločitev o tem, kako hitro mora podjetje reagirati na spremembo podatka v enem od svojih sistemov.

• neposredna povezava med dvema sistemoma (point-to-point) za preprost, omejen primer
• osrednja integracijska plast ali vodilo (middleware), ki povezuje več sistemov hkrati
• integracija prek API-jev, kjer sistemi med seboj komunicirajo v realnem času
• dogodkovno vodena integracija, kjer sprememba v enem sistemu samodejno sproži akcijo v drugem
• paketni prenos podatkov (batch) ob dogovorjenih urah, kadar takojšnja uskladitev ni potrebna
• sinhronizacija prek skupne podatkovne baze ali podatkovnega jezera za poročanje

Kako izberete pravi vzorec integracije za svoje sisteme?#

Pravi vzorec integracije izberete glede na število sistemov, ki jih povezujete, pogostost sprememb podatkov in zahtevano hitrost odziva, ne glede na to, kateri vzorec je trenutno najbolj razširjen. Podjetje z dvema sistemoma in redkimi spremembami lahko shaja z enostavnejšo povezavo, podjetje z več sistemi, več lokacijami in zahtevo po sprotnem vpogledu v podatke pa potrebuje osrednjo integracijsko plast ali povezovanje prek API-jev.

Preden izberete vzorec integracije, je treba določiti naslednje:

Ta odločitev vpliva tudi na obseg projekta in posledično na njegovo ceno, ki se vedno določi po pregledu zahtev, obstoječih sistemov in njihovih API-jev, ne vnaprej po fiksnem seznamu storitev. Pri Epixu zato pred začetkom predlagamo krajšo analizo, ki obseg integracije razčleni na sklope, tako da je vsak sklop – od povezave enega sistema do uvedbe celotne integracijske plasti – ocenljiv in izvedljiv ločeno.

• koliko sistemov je treba povezati zdaj in koliko jih bo predvidoma dodanih pozneje
• kateri podatki morajo biti usklajeni v realnem času in kateri lahko počakajo do naslednjega paketnega prenosa
• kdo je lastnik posameznega podatka, če se ta pojavlja v več sistemih
• kakšne so zahteve glede varnosti in sledljivosti za podatke, ki se prenašajo
• ali gre za nov sistem ali za prevzem in nadgradnjo obstoječega okolja

Tveganja in varnost podatkov pri povezovanju sistemov#

Največje tveganje pri integraciji poslovnih sistemov je, da se podatek med prenosom poškoduje, podvoji ali pride v roke uporabnikom, ki do njega ne bi smeli imeti dostopa. Zato mora biti del vsake odločitve o vzorcu integracije tudi odločitev o tem, kje se podatki med prenosom shranjujejo, kdo ima dostop do integracijske plasti in kako se beleži, kateri sistem je podatek nazadnje spremenil.

Pri načrtovanju varnosti integracije je treba posebej opredeliti:

V razvojnem in testnem okolju se integracija preizkusi brez pravih osebnih podatkov, šele po uspešnem testiranju se spremembe uvedejo v produkcijsko okolje. Tak ločen potek zmanjša tveganje, da napaka v povezavi med sistemi vpliva na resnične podatke strank ali zaposlenih, in omogoča, da se vsaka sprememba integracije pred objavo pregleda in testira.

V javnem sektorju in reguliranih panogah so zahteve glede varnosti podatkov pri integraciji sistemov še strožje, saj morajo biti prenosi sledljivi in revizijsko preverljivi. V takih primerih je treba vzorec integracije izbrati tako, da je vsak prenos podatka mogoče pozneje dokazati in preveriti, kar je dodaten razlog, da se odločitev o vzorcu integracije sprejme skupaj z vodstvom, ne le znotraj IT oddelka.

• kateri osebni ali poslovno občutljivi podatki se prenašajo med sistemi
• kdo ima dostop do integracijske plasti in dnevnikov prenosov
• kako se preverja istovetnost sistemov, ki si izmenjujejo podatke
• kaj se zgodi, če prenos podatka med sistemi odpove ali se podatek podvoji
• kako je integracija ločena med razvojnim, testnim in produkcijskim okoljem

Vpliv integracije sistemov na delo zaposlenih#

Integracija poslovnih sistemov najbolj neposredno vpliva na zaposlene, ki danes podatke ročno prepisujejo med sistemi ali čakajo, da jim sodelavec iz drugega oddelka posreduje informacijo po e-pošti. Ko je integracija vzpostavljena, ti zaposleni ne izgubijo dela, temveč se njihovo delo premakne od ročnega vnosa k preverjanju izjem in odločanju na podlagi podatkov, ki so že na voljo v njihovem sistemu.

Sprememba, ki jo integracija prinese, zahteva tudi uskladitev s zaposlenimi, preden se uvede: kdo bo odgovoren za podatek, ki zdaj nastane samodejno, in kako se obravnava primer, ko sistem zazna neskladje. Brez te uskladitve zaposleni integraciji ne zaupajo in podatke še naprej preverjajo ročno, kar izniči del pričakovane koristi.

Zato je del vsakega projekta integracije tudi dokumentacija, ki pojasni, kateri podatek prihaja iz katerega sistema in kaj storiti, če prenos odpove. Taka dokumentacija, skupaj z dostopi in gesli, je del primopredaje po zaključku projekta in omogoča, da lahko podjetje integracijo kasneje vzdržuje tudi brez stalne vpletenosti izvajalca.

Kako poteka projekt integracije poslovnih sistemov v praksi?#

Projekt integracije poslovnih sistemov se začne s pregledom obstoječih sistemov in njihovih API-jev, nadaljuje z določitvijo vzorca integracije in zaključi z uvedbo, testiranjem in dokumentacijo, ne pa neposredno z razvojem povezave. Pri večjih projektih, ki zadevajo več oddelkov, se že na začetku določi projektni vodja, odgovornosti posameznih ekip in način poročanja o poteku dela.

Projekt integracije praviloma vključuje naslednje korake:

Kadar integracija nadgrajuje obstoječ ali nedokončan sistem, se projekt začne s pregledom izvorne kode, arhitekture, infrastrukture in podatkov, ki jih je zgradil prejšnji izvajalec. Šele na podlagi tega pregleda je mogoče oceniti, ali je obstoječo povezavo mogoče nadgraditi ali jo je treba zgraditi na novo, kar neposredno vpliva na obseg in potek nadaljnjega dela.

Testiranje integracije poteka tako ročno kot avtomatizirano, vključno z API in regresijskim testiranjem, pogosto pa se izvede tudi v okviru CI/CD procesa, preden se sprememba uvede v produkcijo. Pri projektih, kjer je neodvisnost testiranja pomembna, se QA izvede ločeno od razvojne ekipe, kar naročniku omogoča dodatno potrditev, da povezava med sistemi deluje skladno z dogovorjenimi merili.

• pregled obstoječih sistemov, njihovih API-jev in stanja podatkov, ki jih je treba povezati
• določitev vzorca integracije glede na obseg, pogostost sprememb in zahtevano hitrost odziva
• razvoj povezave in njeno testiranje v ločenem testnem okolju
• prevzemno testiranje po vnaprej dogovorjenih merilih skupaj z naročnikom
• uvedba v produkcijsko okolje in izročitev dokumentacije, dostopov in gesel

Vzdrževanje integracije po uvedbi#

Integracija med sistemi po uvedbi ni zaključeno delo, saj se sistemi, ki jih povezuje, s časom spreminjajo: proizvajalec ERP ali CRM sistema izda posodobitev, podjetje doda nov sistem ali spremeni proces. Zato je treba že ob uvedbi integracije določiti, kdo spremlja njeno delovanje in kako se obravnava primer, ko povezava med sistemi odpove ali deluje počasneje kot običajno.

Za to se uporabljajo razredi prednosti, ki ločijo izpad integracije, ko ta povsem preneha delovati, od manjše motnje, ko deluje le del povezave, in od zahteve za spremembo ali nadgradnjo. Izpad ima najvišjo prednost obravnave, manjša napaka brez vpliva na poslovanje pa se praviloma uvrsti v naslednjo redno objavo, kar naročniku omogoča, da vnaprej ve, kako se bo posamezna težava obravnavala.

Po uvedbi integracije lahko izvajalec prevzame tudi nadzor njenega delovanja, odpravo napak, tehnične in varnostne posodobitve ter nadaljnji razvoj, obseg tega pa se določi posebej za vsak projekt. Izvorna koda in podatki ostanejo last naročnika ne glede na to, kdo integracijo vzdržuje, kar naročniku omogoča, da storitev vzdrževanja kadarkoli zamenja, brez da bi s tem izgubil dostop do lastnih podatkov ali povezav.

Kako izbrati izvajalca za integracijo poslovnih sistemov?#

Izvajalca za integracijo poslovnih sistemov izberete glede na to, ali zna pregledati vaše obstoječe sisteme in njihove API-je, predlagati vzorec integracije, utemeljen z vašim obsegom in hitrostjo odziva, in prevzeti odgovornost za rezultat, ne le za posamezno povezavo. Pomembno je tudi, ali izvajalec lahko sestavi ekipo, ki pozna tako razvoj kot varnost, testiranje in delovanje infrastrukture, na kateri integracija teče.

Znotraj Epixa in njegove specialistične partnerske mreže lahko za projekt integracije sestavimo ekipo, ki vključuje senior inženirje, solution arhitekte, DevOps in cloud inženirje ter strokovnjake za kibernetsko varnost, odvisno od obsega in zahtevnosti povezave, ki jo je treba zgraditi. Projekt integracije lahko prevzamemo v celoti, od analize obstoječih sistemov do uvedbe in SLA podpore, ali kot posamezen sklop, na primer samo povezavo dveh sistemov znotraj širšega projekta.

Pri izbiri izvajalca je smiselno preveriti tudi, kako loči razvojno, testno in produkcijsko okolje ter kako poteka primopredaja dokumentacije, dostopov in gesel po zaključku projekta. To so podrobnosti, ki jih je lažje preveriti pred podpisom pogodbe kot po tem, ko je integracija že v uporabi in jo je treba vzdrževati ali nadgraditi.