Digitalni sistem za kadrovsko načrtovanje

Kaj je digitalni sistem za kadrovsko načrtovanje?#

Digitalni sistem za kadrovsko načrtovanje je informacijska rešitev, ki zbira podatke o zaposlenih, delovnih mestih, urnikih in odsotnostih ter jih povezuje v enoten pregled, na podlagi katerega vodstvo načrtuje zasedenost in stroške dela. Namesto ločenih preglednic, ki jih vodi vsak oddelek posebej, sistem prikaže trenutno stanje in napoveduje potrebe po kadrih za posamezne enote, izmene ali projekte, kar vodstvu omogoča, da odločitve o zaposlovanju in razporejanju sprejema na podlagi podatkov, ne le na podlagi vtisa posameznega vodje.

Tak sistem se razlikuje od klasičnega kadrovskega modula znotraj ERP sistema predvsem po namenu: ne vodi le evidence pogodb in plač, temveč podpira načrtovanje – kdo, kje in kdaj bo potreboval kader, kje primanjkuje usposobljenih profilov in kje je kadra preveč. Zato se pri razvoju takega sistema vedno izhaja iz konkretnih odločitev, ki jih mora podpreti, ne iz splošnega seznama funkcij.

V praksi to pomeni, da sistem povezuje podatke iz kadrovske evidence, urnikov izmen, projektnega vodenja in po potrebi proizvodnega načrtovanja. Pri Epixu tak sistem obravnavamo kot del širšega področja digitalizacije in modernizacije obstoječih sistemov ter avtomatizacije poslovnih procesov, kar pomeni, da se gradi na podatkih, ki v podjetju že obstajajo, in ne zahteva, da organizacija podatke podvaja ali vodi vzporedno.

Zakaj kadrovsko načrtovanje postane projekt za več oddelkov#

Kadrovsko načrtovanje redko ostane v domeni kadrovske službe, ker podatki, ki jih sistem potrebuje, nastajajo v proizvodnji, financah, vodstvu posameznih enot in pri vodjih izmen. Vodja proizvodnje pozna dejansko zasedenost strojev in potrebo po dodatnih izmenah, finance spremljajo strošek dela, kadrovska služba pa vodi pogodbe, dopuste in usposabljanja. Digitalni sistem mora te vire podatkov povezati, sicer ostane le še ena ločena evidenca.

Zato je projekt kadrovskega načrtovanja smiselno obravnavati kot medoddelčni projekt že od začetka, z jasno določeno lastnino podatkov – kdo vnaša urnike, kdo potrjuje spremembe in kdo je odgovoren za točnost podatkov o odsotnostih. Brez tega dogovora se digitalizacija konča pri lepšem vmesniku nad enakimi preglednicami, ne pa pri dejanski spremembi načina dela.

Za vodstvo je ključno vprašanje, kako bo sistem vplival na obstoječe procese odločanja: ali bo nadomestil obstoječe sestanke o razporejanju kadra, jih podprl s podatki ali deloval vzporedno. Pri Epixu to vprašanje naslovimo že v fazi analize, pred razvojem, saj določa, kateri podatki morajo biti dostopni v realnem času in kateri lahko ostanejo na ravni dnevnega ali tedenskega poročanja.

Katere podatke in sisteme je treba povezati#

Preden se začne razvoj, je treba ugotoviti, kje v podjetju že obstajajo podatki, pomembni za kadrovsko načrtovanje, in v kakšni obliki so dostopni. Podjetja z več oddelki običajno že uporabljajo kadrovski modul znotraj ERP sistema, ločeno orodje za urnike izmen in preglednice za dopuste, zato je prva naloga ugotoviti, kateri od teh virov je avtoritativen za posamezen podatek.

Na trgu podjetja za osnovno kadrovsko evidenco pogosto uporabljajo enega od uveljavljenih ERP ali kadrovskih sistemov, povezovanje s takimi sistemi pa poteka prek API-jev ali, kjer API ni na voljo, prek nadzorovane izmenjave datotek. Kakovost in dokumentiranost obstoječih vmesnikov neposredno vpliva na obseg dela, zato jo je treba preveriti pred oceno projekta, ne šele med razvojem.

Sistem za kadrovsko načrtovanje praviloma potrebuje več kategorij podatkov, ki jih je treba zbrati in med seboj uskladiti, preden se določi, kateri podatki se v nov sistem prenesejo enkrat, kateri se sinhronizirajo redno in kateri ostanejo izključno v izvornem sistemu. Obseg teh podatkov se razlikuje glede na velikost podjetja in število lokacij, osnovne kategorije pa so praviloma naslednje:

Po pregledu teh virov se določi, kateri podatki se v nov sistem prenesejo enkrat, kateri se sinhronizirajo redno in kateri ostanejo izključno v izvornem sistemu, do katerega nov sistem le dostopa. Ta odločitev je del digitalizacije in modernizacije obstoječih sistemov, s katero pri Epixu začnemo vsak projekt integracije, saj napačna odločitev tu pomeni podvajanje podatkov in neskladja med sistemi kasneje.

• osnovna kadrovska evidenca: delovna mesta, pogodbe, kompetence
• urniki izmen in dejanska zasedenost po lokacijah ali oddelkih
• odsotnosti: dopusti, bolniške, usposabljanja
• podatki o proizvodnem ali projektnem načrtu, kjer je kader vezan na obseg dela
• podatki o stroških dela za primerjavo scenarijev razporejanja
• dostopne pravice in odobritve za spremembe urnikov

Kako poteka uvedba digitalnega sistema za kadrovsko planiranje?#

Uvedba digitalnega sistema za kadrovsko planiranje se začne z analizo obstoječih procesov in podatkov, nadaljuje z razvojem ali prevzemom obstoječe rešitve in konča s testiranjem, namestitvijo na lokaciji ter predajo dokumentacije in dostopov naročniku. Pri večjih projektih se za to določi projektni vodja, ki usklajuje ekipe na strani izvajalca in naročnika skozi celoten potek.

Pri Epixu lahko projekt prevzamemo v celoti, od analize do uvedbe, ali kot posamezen sklop, na primer samo integracijo med obstoječim kadrovskim modulom in novim orodjem za načrtovanje izmen. Enako lahko prevzamemo že obstoječ ali nedokončan sistem, vendar šele po pregledu izvorne kode, arhitekture, infrastrukture in podatkov, s katerim se preveri, ali je nadaljnji razvoj smiseln ali je bolje zgraditi nov sklop.

Razvojno, testno in produkcijsko okolje med projektom ostanejo ločena, v testnem okolju pa se ne uporabljajo pravi osebni podatki zaposlenih. Vsaka sprememba gre pred objavo v produkcijo skozi pregled in testiranje, kar je pri sistemih, ki vsebujejo osebne podatke o zaposlenih, pogoj, ne le dobra praksa. To velja ne glede na to, ali gre za novo funkcionalnost ali za popravek obstoječe napake, saj napačno testiranje na realnih podatkih lahko povzroči tveganje za zasebnost zaposlenih.

Primopredaja na koncu projekta vključuje izvorno kodo in podatke, ki so last naročnika, ter dokumentacijo, dostope in gesla, potrebne za samostojno upravljanje sistema, če naročnik to želi. S tem se podjetje ne znajde v odvisnosti od enega izvajalca, hkrati pa ima možnost, da podporo in nadaljnji razvoj prepusti isti ekipi, ki projekt pozna od začetka.

• analiza obstoječih procesov, podatkov in sistemov
• določitev obsega: celoten sistem ali posamezen integracijski sklop
• razvoj ali prevzem obstoječe rešitve po pregledu kode in arhitekture
• testiranje v ločenem testnem okolju brez pravih osebnih podatkov
• namestitev v produkcijsko okolje in primopredaja dokumentacije, dostopov in gesel
• določitev ravni podpore in odzivnih časov po uvedbi

Varnost podatkov o zaposlenih in skladnost s predpisi#

Podatki, ki jih obdeluje sistem za kadrovsko načrtovanje, so osebni podatki zaposlenih, zato varnost in skladnost z GDPR nista dodatna zahteva, temveč osnovni pogoj za delovanje sistema. To pomeni nadzorovan dostop glede na vlogo uporabnika, sledljivost sprememb urnikov in odsotnosti ter jasno določitev, kdo v podjetju lahko vidi katere podatke.

Pri javnih zavodih in podjetjih v reguliranih panogah se k temu pogosto dodajo še zahteve glede revizijske sledi in arhiviranja podatkov za določen čas, kar je treba upoštevati že v fazi arhitekture, ne šele pred uvedbo. Znotraj Epixa in njegove specialistične partnerske mreže so na voljo profili s certifikati s področja kibernetske varnosti in upravljanja dostopov, ki jih vključimo v projektno ekipo, kadar zahteve to narekujejo.

Ločitev razvojnega, testnega in produkcijskega okolja, opisana v prejšnjem razdelku, je tudi varnostni ukrep: zagotavlja, da se pri testiranju novih funkcionalnosti ne uporabljajo resnični podatki o zaposlenih. Enako velja za dostope – ti se med projektom dokumentirajo in ob primopredaji predajo naročniku, tako da nadzor nad tem, kdo ima dostop do kadrovskih podatkov, ostane pri podjetju.

Vloga AI pri kadrovskem načrtovanju#

AI v sistemih za kadrovsko načrtovanje najpogosteje pomaga pri dveh nalogah: obdelavi dokumentov, kot so pogodbe, zahtevki za dopust ali poročila o urah, in pri odkrivanju vzorcev v podatkih o zasedenosti, na podlagi katerih vodje lažje presodijo, kje bo kadra primanjkovalo in kje ga je morda preveč. Pri tem gre za podporo odločanju, ne za avtomatsko odločanje namesto vodje, saj končno razporejanje kadra vedno ostane v rokah človeka.

Znotraj Epixa in specialistične partnerske mreže razvijamo AI agente, rešitve za semantično iskanje po dokumentih in orodja za ekstrakcijo podatkov iz nestrukturiranih virov, kar je pri kadrovskem načrtovanju uporabno predvsem tam, kjer podatki o zaposlenih še ležijo v papirnih ali slabo strukturiranih digitalnih dokumentih. Preden se AI vključi v tak sistem, je treba določiti, katere podatke lahko obdeluje in kje je meja njegove avtonomije.

Ta meja je pri kadrovskih podatkih strožja kot pri večini drugih poslovnih procesov, saj gre za odločitve, ki vplivajo na zaposlene. Zato se pri vsakem projektu posebej določi, ali AI predlaga razporede, ki jih potrdi človek, ali zgolj opozarja na odstopanja, medtem ko dejansko razporejanje ostane v rokah vodje kadrovske službe ali proizvodnje, ki pozna širši kontekst odločitve in njene posledice za ekipo.

Kdo v podjetju nosi odgovornost za sistem po uvedbi?#

Po uvedbi odgovornost za delovanje sistema nosi tisti, s katerim je dogovorjena raven podpore – lahko interna IT ekipa naročnika, izvajalec, ki je sistem zgradil, ali kombinacija obeh, glede na dogovorjen obseg vzdrževanja. Ta odgovornost mora biti določena pred zagonom sistema, ne šele ob prvi napaki, ker od nje odvisno, kako hitro se napaka obravnava in kdo o njej obvesti preostale vpletene oddelke.

Pri Epixu po uvedbi lahko prevzamemo nadzor delovanja, odpravo napak, tehnične in varnostne posodobitve ter nadaljnji razvoj sistema, obseg pa se določi glede na projekt. Napake in zahteve se pri tem razvrščajo po vnaprej dogovorjenih razredih, kar omogoča, da se najprej obravnavajo tiste, ki dejansko ustavijo delo kadrovske službe ali proizvodnje, šele nato pa manjše napake, ki na tekoče delo ne vplivajo neposredno.

Konkretni odzivni časi za posamezen razred se dogovorijo v pogodbi o podpori in so odvisni od kritičnosti sistema za poslovanje naročnika, zato jih ne navajamo kot splošno veljavno številko. Pomembnejše od številke je, da je razvrstitev napak dogovorjena vnaprej in da obe strani vnaprej vesta, kaj šteje za izpad in kaj za zahtevo po nadgradnji, kar v praksi prepreči spore o tem, kako nujna je posamezna prijavljena napaka.

• razred 1 – izpad: sistem ali ključni del ne deluje, obravnava ima najvišjo prednost
• razred 2 – motnja: sistem deluje, posamezna funkcija ne
• razred 3 – napaka: manjša napaka brez vpliva na poslovanje, uvrsti se v naslednjo objavo
• razred 4 – zahteva: sprememba ali nadgradnja, za katero se ocenita obseg in termin

Kako izbrati izvajalca za digitalizacijo kadrovskega načrtovanja?#

Pri izbiri izvajalca za digitalizacijo kadrovskega načrtovanja je najpomembnejše preveriti, ali zna pokazati, kako bo nov sistem povezal z obstoječimi viri podatkov, ne le, kako bo videti uporabniški vmesnik. Izvajalec, ki ne postavi vprašanj o obstoječih sistemih, urnikih in odgovornosti za podatke, projekta verjetno ni analiziral do ravni, ki je potrebna za realno oceno.

Enako pomembno je preveriti, kako izvajalec obravnava osebne podatke zaposlenih med razvojem – ali ločuje testno in produkcijsko okolje, kako dokumentira dostope in ali lahko po koncu projekta naročniku preda izvorno kodo in vso dokumentacijo. Podjetje, ki te odgovore zahteva vnaprej, se izogne situaciji, kjer je po uvedbi odvisno od enega izvajalca brez možnosti zamenjave.

Pri izbiri izvajalca za tak projekt se splača preveriti več konkretnih stvari, ne le vtisa po predstavitvi ali referenčni strani, saj se posledice napačne izbire pokažejo šele po uvedbi, ko je sistem že povezan z obstoječimi viri podatkov o zaposlenih in ga ni več mogoče zamenjati brez dodatnega stroška. Pred podpisom pogodbe je zato smiselno preveriti vsaj naslednje:

Pri Epixu lahko za take projekte sestavimo ekipo glede na potrebe projekta – od poslovnih analitikov in solution architectov do razvijalcev, DevOps inženirjev in QA, znotraj Epixa in njegove specialistične partnerske mreže. Obseg ekipe in vlog se določi po analizi, ne vnaprej, saj je od zahtevnosti integracije odvisno, ali projekt potrebuje samo razvojno ekipo ali tudi strokovnjake za varnost in podatke.

• ali izvajalec ločuje razvojno, testno in produkcijsko okolje
• kako bo potekala primopredaja izvorne kode, podatkov, dostopov in gesel
• kdo prevzame podporo in odpravo napak po uvedbi ter po kakšnih razredih prednosti
• ali lahko izvajalec prevzame že obstoječ ali nedokončan sistem po pregledu kode
• kako je organizirano testiranje – ročno, avtomatizirano ali oboje
• ali ima izvajalec izkušnje s projekti, ki povezujejo več oddelkov in sistemov

Kaj vpliva na ceno in obseg projekta#

Cene za digitalni sistem kadrovskega načrtovanja ne navajamo, ker je odvisna od obsega funkcionalnosti, števila uporabniških vlog in predvsem od tega, koliko obstoječih sistemov je treba povezati ter kakšni so njihovi API-ji. Projekt, ki povezuje en kadrovski modul in eno orodje za urnike, je drugačen obseg dela kot projekt, ki povezuje podatke iz več lokacij in proizvodnega načrtovanja, čeprav gre na prvi pogled za podobno velika podjetja.

Na obseg dodatno vpliva, ali gre za nov sistem ali za prevzem in nadgradnjo obstoječega, koliko podatkov je treba prenesti in v kakšnem stanju so, ter kakšne so zahteve glede varnosti in revizijske sledi, kar je pri javnih zavodih in reguliranih panogah pogosto strožje kot pri drugih podjetjih. Tudi obseg testiranja, vključno z vprašanjem, ali je potreben neodvisen QA, ločen od razvojne ekipe, je del te ocene.

Zato pred oceno predlagamo krajšo analizo, ki obseg projekta razčleni na sklope, tako da je vsak sklop – na primer integracija z obstoječim kadrovskim virom, razvoj modula za načrtovanje izmen ali uvedba poročanja – ocenljiv in izvedljiv ločeno. To naročniku omogoči, da se odloči, ali projekt izvede v celoti ali po korakih, glede na razpoložljiv proračun in prioritete posameznih oddelkov.