Kako izbrati pravo rešitev za poslovno analitiko

Kaj je rešitev za poslovno analitiko in kdaj jo potrebujete?#

Rešitev za poslovno analitiko je sistem, ki podatke iz različnih delov podjetja zbere na enem mestu, jih poveže med seboj in jih prikaže tako, da lahko vodstvo in posamezni oddelki na njihovi podlagi sprejemajo odločitve brez ročnega usklajevanja preglednic iz različnih virov. Potrebujete jo takrat, kadar podatki o prodaji, proizvodnji, financah in zalogah živijo v ločenih sistemih in jih nihče ne vidi skupaj, zaradi česar poročila nastajajo počasi, z zamikom in pogosto v različnih, med seboj neusklajenih različicah.

V podjetjih z več kot milijon evrov letnega prihodka se ta potreba pojavi, ko število virov podatkov preseže tisto, kar lahko en zaposleni še obvladuje v Excelu. Vodja proizvodnje potrebuje druge kazalnike kot vodja financ, vodja kadrov pa spet druge, zato mora rešitev podpirati več pogledov na iste podatke, ne le enega splošnega poročila, ki ga nato vsak oddelek prilagaja sam, kar podaljšuje čas do končne odločitve.

Preden začnete iskati konkretno orodje, je smiselno popisati, kateri podatki že obstajajo, kje so shranjeni in kdo jih danes pripravlja ročno. Ta popis pokaže, ali gre za vprašanje povezovanja obstoječih sistemov prek API-jev ali za vzpostavitev novega podatkovnega sklada, kar neposredno vpliva na obseg projekta in na to, koga je treba vključiti v odločanje o izbiri rešitve, še preden pade odločitev o konkretnem orodju.

Katere podatke mora rešitev za poslovno analitiko povezati?#

Rešitev mora povezati podatke iz vseh sistemov, kjer nastajajo poslovno pomembne informacije, od ERP in CRM do proizvodnih in dokumentnih sistemov, sicer analitika prikazuje le del resničnosti. Če ostane kateri od virov zunaj, se vodstvo odloča na podlagi nepopolne slike, kar je tveganje, večje od tega, da projekt analitike traja dlje, saj se manjkajoči vir skoraj vedno pokaže šele, ko je nekdo že sprejel odločitev na podlagi nepopolnih podatkov.

Pri podjetjih, ki imajo ERP za finance in nabavo, CRM za prodajo ter ločen sistem za proizvodnjo, je največji tehnični zalogaj prav povezovanje teh treh virov v skupen podatkovni model. Vsak sistem uporablja svojo strukturo podatkov in svoja imena za iste pojme, zato je treba pred vizualizacijo urediti, kako se podatki med seboj ujemajo in kdo potrjuje, da je ujemanje pravilno, preden se poročilo pokaže vodstvu.

Javni zavodi in regulirane panoge imajo poleg tega dodatne vire, kot so evidence za poročanje nadzornim organom ali dokumentacija, ki mora ostati sledljiva skozi celoten postopek. Rešitev mora te vire obravnavati enako skrbno kot prodajne podatke, saj napaka v regulatornem poročilu pomeni večje tveganje kot napaka v internem pregledu prodaje, zato tem virom pri načrtovanju ni dovoljeno nameniti manj pozornosti kot operativnim podatkom.

• ERP sistem za finance, nabavo in zaloge
• CRM sistem za prodajo in stranke
• proizvodni in izvedbeni sistemi
• dokumentni in arhivski sistemi (DMS/ECM)
• kadrovski podatki in evidence
• zunanji podatki, na primer tržni ali regulatorni viri

Kako izbrati rešitev za poslovno analitiko glede na obstoječe sisteme?#

Rešitev za poslovno analitiko izberete glede na to, kako odprti so API-ji obstoječih sistemov in koliko podatkov je mogoče izvoziti brez ročnih posegov, ne glede na to, katero orodje za prikaz podatkov se vam na prvi pogled zdi vizualno najbolj privlačno.

Pri izbiri je pomembneje preveriti, ali obstoječi sistemi podatke izpostavljajo prek API-ja v strukturirani obliki, kot pa kakšen vmesnik ima analitično orodje. Če API ni na voljo ali je zastarel, je treba najprej urediti izvoz podatkov in šele nato se lotiti analitike, sicer nastane rešitev, ki deluje na podlagi občasnih in neusklajenih izvozov, ne na podlagi tekočih podatkov, ki se spreminjajo iz dneva v dan.

Kadar podjetje že ima delno zgrajen sistem poročanja, ki pa ne pokriva vseh oddelkov, je smiselno pregledati obstoječo kodo, arhitekturo in podatkovno bazo, preden se odloči za popolnoma nov sistem. Prevzem in nadgradnja obstoječe rešitve je pogosto hitrejša pot kot gradnja znova, če je osnova tehnično vzdržna in če so dostopi do sistema urejeni ter dokumentirani.

Razvoj analitične rešitve poteka v ločenem razvojnem in testnem okolju, kjer se ne uporabljajo pravi osebni podatki, v produkcijo pa se spremembe uvajajo šele po pregledu in testiranju. Ta ločitev je pomembna predvsem takrat, kadar analitika vključuje občutljive podatke o strankah, zaposlenih ali financah, saj napaka v produkcijskem okolju takoj vpliva na poročila, na podlagi katerih se odloča vodstvo.

Kdo v podjetju potrebuje dostop in katere vloge je treba določiti#

Dostop do poslovne analitike mora biti določen po vlogah, ne po oddelkih, saj isti oddelek pogosto potrebuje več ravni vpogleda, od operativnega pregleda do strateškega poročila za vodstvo. Direktor potrebuje zgoščen pregled ključnih kazalnikov, vodja proizvodnje pa podroben vpogled v dnevno delovanje linije, zato mora rešitev podpirati različne poglede na isti nabor podatkov in ne enega splošnega zaslona za vse.

Kadar dostop ni skrbno določen, se zgodi, da imajo vsi zaposleni enak pogled na vse podatke, kar v podjetjih z več kot milijon evrov prihodka hitro postane organizacijsko in varnostno tveganje. Finančni podatki, plače in podatki o strankah zahtevajo ločeno raven dostopa od splošnih operativnih kazalnikov, zato je treba vloge in pravice urediti še pred uvedbo, ne šele po njej, ko se napako težje popravi.

Odgovornost za točnost podatkov je treba prav tako določiti vnaprej, saj analitika ni vir podatkov, temveč jih le prikazuje. Če je podatek v izvornem sistemu napačen, bo napačen tudi v poročilu, zato mora biti jasno, kateri oddelek je odgovoren za kakovost podatkov v posameznem viru in kdo potrjuje popravke pred objavo novega poročila vodstvu ali zunanjim nadzornim organom.

• vodstvo podjetja: strateški pregled ključnih kazalnikov
• vodje oddelkov: operativni vpogled v svoje področje
• analitiki in controlling: priprava in preverjanje poročil
• IT: upravljanje dostopov in povezav med sistemi
• zaposleni na terenu: omejen vpogled v lastno delo

Kako poskrbeti za varnost podatkov pri poslovni analitiki?#

Varnost podatkov pri poslovni analitiki zagotovite z ločenimi pravicami dostopa, nadzorovano izmenjavo podatkov med sistemi in jasno opredeljeno odgovornostjo za vsak posamezen vir, še preden rešitev začne prikazovati podatke več oddelkom hkrati.

V reguliranih panogah in javnem sektorju morajo analitične rešitve upoštevati zahteve glede varstva osebnih podatkov in revizijske sledi, podobno kot to velja za druge informacijske sisteme, ki obdelujejo podatke o strankah ali zaposlenih. Kdo je dostopal do katerega poročila in kdaj, mora biti mogoče preveriti naknadno, sicer odgovornosti ni mogoče jasno razmejiti, če pride do napake ali spora.

Kadar pride do motnje v delovanju analitičnega sistema ali do napake v podatkih, je koristno imeti vnaprej dogovorjeno, kako se incident obravnava. Izpad celotnega sistema je treba obravnavati drugače kot manjšo napako v enem poročilu, zato se takšni primeri praviloma razvrstijo v razrede glede na vpliv na poslovanje, od popolnega izpada do manjše napake, ki se popravi v naslednji redni posodobitvi sistema.

• izpad: sistem ali ključni del ne deluje, obravnava ima najvišjo prednost
• motnja: sistem deluje, posamezna funkcija ne
• napaka: manjša težava brez vpliva na poslovanje
• zahteva: sprememba ali nadgradnja rešitve

Nadzorne plošče, poročanje in avtomatizacija obvestil#

Nadzorne plošče so uporabne le, če jih vodje dejansko odprejo, zato je smiselno del poročanja avtomatizirati z obvestili, ki opozorijo na odstopanje, ne da bi moral uporabnik vsak dan preverjati isto tabelo. Avtomatizirano obvestilo o nenavadnem padcu prodaje ali zamudi pri dostavi pride hitreje do pravega naslovnika kot poročilo, ki ga nekdo pripravi enkrat na teden.

Poročanje, ki danes poteka ročno v preglednicah, je pogosto prvi kandidat za avtomatizacijo, saj se isti podatki iz različnih virov vsak mesec sestavljajo na enak način. Ko se ta korak avtomatizira, se zmanjša tveganje napak pri prepisovanju in sprosti čas ljudi, ki so prej pripravljali poročila, za analizo vsebine, ne za zbiranje številk.

Pri postavitvi nadzornih plošč je pomembno, da vsak oddelek vidi kazalnike, ki so zanj relevantni, in ne celotnega nabora podatkov podjetja. Preobsežna plošča z desetinami grafov, od katerih je uporabnih le nekaj, hitro postane nepregledna in jo uporabniki prenehajo uporabljati, kar pomeni, da se podjetje vrne k staremu načinu dela s preglednicami, s čimer je bil celoten namen projekta izničen.

Kako poteka uvedba rešitve za poslovno analitiko in kaj sledi po njej?#

Uvedba rešitve za poslovno analitiko poteka po fazah, od analize obstoječih virov podatkov prek povezovanja sistemov in postavitve poročil do testiranja in predaje v redno uporabo, pri čemer vsaka faza zahteva potrditev naročnika, preden se projekt nadaljuje na naslednjo.

Pri večjih projektih je določen projektni vodja, ki usklajuje ekipe, roke in način poročanja med izvajalcem in naročnikom, tako da obe strani ves čas vesta, v kateri fazi je projekt. Izvorna koda, podatkovni modeli in dostopi ostanejo last naročnika, dokumentacija in gesla pa so del primopredaje ob zaključku projekta, ne šele na posebno zahtevo naknadno.

Po uvedbi se pokaže, ali rešitev dejansko ustreza potrebam posameznih oddelkov, zato je smiselno vnaprej urediti, kdo odpravlja napake, kdo potrjuje nove zahteve za razširitev in po kakšnem postopku gredo spremembe skozi testno okolje, preden pristanejo v produkciji. Brez tega dogovora se majhne spremembe nabirajo in čakajo, dokler ne postanejo večji in dražji projekt.

Kaj vpliva na obseg in ceno rešitve za poslovno analitiko#

Cena rešitve za poslovno analitiko ni odvisna od imena orodja, temveč od obsega podatkov, ki jih je treba povezati, števila uporabniških vlog in zahtev glede varnosti ter skladnosti, zato jo je mogoče določiti šele po pregledu teh elementov in ne vnaprej, pred analizo.

Na obseg projekta vpliva tudi to, ali podjetje nadgrajuje obstoječ sistem poročanja ali začenja z novim, koliko podatkov je treba prenesti iz starih virov in v kakšnem stanju so ti podatki. Prenos velike količine neurejenih podatkov iz več let poslovanja je po navadi zahtevnejši del projekta kot postavitev samih nadzornih plošč, ki sledijo šele, ko je podatkovna osnova urejena.

Dodaten dejavnik je raven podpore po uvedbi, saj se podjetja razlikujejo po tem, ali potrebujejo le občasne popravke ali stalen nadzor delovanja z dogovorjenimi odzivnimi časi. Pred začetkom je zato smiselno izvesti krajšo analizo, ki projekt razdeli na sklope, tako da je mogoče vsak sklop ločeno oceniti in po potrebi izvajati postopoma, namesto v enem velikem koraku.

Kako izbrati izvajalca za rešitev poslovne analitike?#

Izvajalca za rešitev poslovne analitike izberete po tem, ali zna pokazati izkušnje s povezovanjem različnih sistemov, ne le z izdelavo grafov, in ali ponuja podporo po uvedbi, ne le enkratno postavitev, ki je po predaji prepuščena naročniku samemu.

Dober pokazatelj je, ali izvajalec pred začetkom pregleda obstoječo arhitekturo, podatke in dostope, namesto da takoj predlaga novo orodje. Projekt poslovne analitike pogosto zahteva sodelovanje solution arhitekta, podatkovnega inženirja in oblikovalca uporabniške izkušnje, zato je vredno preveriti, ali ima izvajalec dostop do takšne sestave ekipe, ne le do enega razvijalca.

Pomembno je tudi, kako izvajalec obravnava testiranje pred objavo in kako ločuje razvojno, testno ter produkcijsko okolje, saj to neposredno vpliva na zanesljivost poročil, ki jih bo vodstvo uporabljalo pri odločanju. Izvajalec, ki teh okolij ne loči, tvega, da napaka iz testiranja pristane neposredno v podatkih, ki jih vidi uprava podjetja.

• izkušnje s povezovanjem ERP, CRM in drugih virov prek API-jev
• sposobnost prevzema in nadgradnje obstoječega sistema, ne le gradnje novega
• jasno določene vloge, roke in način poročanja pri projektu
• ločena razvojna, testna in produkcijska okolja
• podpora in dogovorjeni razredi obravnave napak po uvedbi