Kaj je poslovno informacijska rešitev in kdaj jo potrebujete

Kaj je poslovno informacijska rešitev?#

Poslovno informacijska rešitev je informacijski sistem, ki povezuje podatke, procese in oddelke podjetja v eno delovno okolje, namenjeno vodenju poslovanja, odločanju in poročanju. Namesto ločenih orodij za finance, kadre, proizvodnjo ali nabavo gre za sistem, ki te procese poveže prek skupne podatkovne osnove in uporabniških vlog. Rešitev je lahko zgrajena od začetka, lahko pa gre za nadgradnjo in povezavo že obstoječih sistemov prek API-jev, tako da podatki tečejo med njimi brez ročnega prepisovanja.

Tipična poslovno informacijska rešitev vključuje upravljanje podatkov, avtomatizacijo delovnih tokov, poročanje in obveščanje ter povezavo z dokumentnimi sistemi. Pri podjetjih z več kot milijon evrov letnih prihodkov take rešitve pokrivajo več oddelkov hkrati, saj se podatki med njimi prepletajo – finančni podatek vpliva na nabavo, nabava na proizvodnjo, proizvodnja na poročanje vodstvu. Zato rešitev ni le programska oprema, temveč način, kako organizacija organizira in uporablja svoje podatke.

Obseg poslovno informacijske rešitve se razlikuje od podjetja do podjetja. Nekateri potrebujejo celoten sistem, ki nadomesti več ločenih orodij, drugi le modul, ki povezuje obstoječi ERP ali CRM z novim delom poslovanja, na primer s proizvodnjo ali dokumentacijo. Odločitev o obsegu je prva stvar, ki jo je treba določiti, saj od nje izhajajo vse nadaljnje odločitve o arhitekturi, integracijah in časovnici projekta.

Kdaj podjetje potrebuje poslovno informacijsko rešitev?#

Podjetje potrebuje poslovno informacijsko rešitev takrat, ko obstoječi sistemi ne sledijo več obsegu poslovanja, ko se podatki podvajajo med oddelki ali ko vodstvo nima pravočasnega vpogleda v stanje poslovanja. Potreba redko nastane čez noč – običajno se kaže postopoma, skozi vedno več ročnega usklajevanja podatkov med ekipami in vedno počasnejše poročanje.

Potreba se pogosto pojavi ob rasti podjetja, širitvi na nov trg, uvedbi novega oddelka ali po prevzemu drugega podjetja, kjer je treba združiti dva ločena niza podatkov in procesov. Enako se zgodi, kadar obstoječi sistem doseže tehnično mejo – ne prenese več obsega podatkov, ne podpira novih uporabniških vlog ali ne omogoča povezave z novimi orodji, ki jih podjetje potrebuje za delo.

Nekaj znakov pogosto nakazuje, da je čas za poslovno informacijsko rešitev ali vsaj za njeno temeljito prenovo.

Prepoznavanje teh znakov je prva naloga vodstva, ne izvajalca. Ko je potreba jasna, sledi analiza, ki natančno določi, kateri del poslovanja je treba pokriti najprej in kateri lahko počaka na naslednjo fazo.

• podatke je treba vnašati ročno v več sistemov hkrati
• poročila za vodstvo nastajajo z zamikom, ker jih je treba sestaviti iz več virov
• ključni zaposleni preživijo velik del dneva s preslikavo podatkov med orodji
• pri menjavi zaposlenega se izgubi del znanja o tem, kako proces sploh poteka
• revizijska sled med oddelki je nepopolna ali je sploh ni
• rast poslovanja ustavlja sistem, ne trg

Katere dele poslovanja pokriva poslovno informacijska rešitev#

Poslovno informacijska rešitev lahko pokriva en oddelek ali celotno organizacijo, odvisno od tega, kje je potreba največja. Pri podjetjih s proizvodnjo, nabavo in več lokacijami se najpogosteje povezujejo ta področja poslovanja.

Pri javnih zavodih je obseg drugačen – pogosteje gre za portale, interaktivne rešitve za uporabnike in dokumentacijo, ki mora ustrezati zahtevam javnega naročanja in poročanja. Primer je rešitev za Občino Sevnica v okviru projekta Zdravo Jem, kjer je bilo treba povezati programsko opremo z zaslonom na dotik na javni lokaciji, vključno s konfiguracijo okolja, namestitvijo na lokaciji ter dokumentacijo in podporo za nadaljnje delovanje.

Ne glede na panogo velja isto pravilo: rešitev ne pokriva vsega hkrati. Smiselno je začeti pri oddelku, kjer je težava največja ali kjer prenova prinaša največjo razbremenitev zaposlenih, in šele nato širiti na druga področja poslovanja.

• finance in poslovno poročanje
• kadrovski procesi in administracija zaposlenih
• proizvodnja in sledenje nalogam
• nabava in zaloge
• dokumentni sistem in revizijska sled
• odnosi s strankami
• analitika za vodstvo

Nova rešitev ali nadgradnja obstoječega sistema#

Prva odločitev pri vsakem projektu je, ali podjetje potrebuje povsem nov sistem ali nadgradnjo in povezavo tistega, kar že ima. Nov sistem je smiseln, kadar obstoječa orodja ne zadoščajo več ali kadar njihova zamenjava stane manj truda kot nadaljnje vzdrževanje. Nadgradnja je smiselna, kadar obstoječi sistem še deluje, a mu manjka povezava z drugimi deli poslovanja ali del funkcionalnosti, ki ga je treba dodati.

Pri prevzemu obstoječega ali nedokončanega sistema je pregled prvi korak. Pregleda se izvorna koda, arhitektura, infrastruktura in podatki, šele na podlagi tega je mogoče oceniti, ali je nadgradnja smiselna ali je ceneje in varneje zgraditi del na novo. Brez tega pregleda vsaka ocena obsega dela ostane zgolj ugibanje.

Podjetja se tej odločitvi pogosto izogibajo, ker se bojijo, da bo prenova dražja od vzdrževanja starega sistema. V praksi je tveganje večje na drugi strani – sistem, ki ga nihče več dobro ne razume, postane ovira pri vsaki naslednji spremembi poslovanja, od nove zakonodaje do nove poslovne enote.

Integracija z obstoječimi sistemi (ERP, CRM, dokumenti)#

Malo podjetij začne z belo platnico. Večina že uporablja enega od uveljavljenih sistemov za vodenje poslovanja ali odnose s strankami, pogosto pa tudi ločen dokumentni sistem za pogodbe, račune in internalno dokumentacijo. Nova poslovno informacijska rešitev mora znati komunicirati s temi sistemi prek API-jev, ne da bi jih podjetje moralo zamenjati, če to ni potrebno.

Pri integraciji z obstoječimi sistemi je treba vnaprej določiti več stvari.

Epix in specialistična partnerska mreža gradita in povezujeta ERP, CRM, dokumentne in vsebinske sisteme prek API-jev, pri čemer izvorna koda in podatki ostanejo v lasti naročnika. To pomeni, da podjetje po zaključku projekta ni odvisno od enega izvajalca za nadaljnje spremembe.

• kateri sistem je lastnik posameznega podatka
• kako pogosto in na kakšen način se podatki izmenjujejo
• kako se preverja pravilnost podatkov po prenosu
• kdo ima dostop do katerega podatka
• kako se sledi spremembam za potrebe revizije
• kaj se zgodi, če povezava med sistemi za nekaj časa odpove

Varnost podatkov in skladnost#

Pri poslovno informacijski rešitvi varnost podatkov ni poseben dodatek, temveč del arhitekture od začetka. Razvojno, testno in produkcijsko okolje so ločena, v testnem okolju pa se ne uporabljajo pravi osebni podatki, da morebitna napaka v testni fazi ne pomeni izpostavljenosti resničnih podatkov strank ali zaposlenih.

Vsaka sprememba gre pred objavo v produkcijsko okolje skozi pregled in testiranje. To je še posebej pomembno pri sistemih, ki obdelujejo finančne, kadrovske ali osebne podatke, kjer napaka ne pomeni le tehnične težave, temveč lahko pomeni tudi kršitev varstva podatkov ali izgubo zaupanja strank.

Zahteve glede varnosti, revizijske sledi in skladnosti se razlikujejo glede na panogo in glede na to, ali gre za javni ali zasebni sektor. Javni zavodi imajo praviloma strožje zahteve glede javnega naročanja in dokumentiranja postopkov, regulirane panoge pa dodatne zahteve glede sledljivosti podatkov – to je treba določiti, še preden se začne razvoj.

Vpliv na zaposlene in spremembe v delovnih procesih#

Nova poslovno informacijska rešitev spremeni, kako zaposleni dnevno delajo, zato vpliv na ljudi ni stranski učinek projekta, temveč del njegovega obsega. Nekateri procesi se avtomatizirajo, nekatere vloge se spremenijo, nekatera ročna opravila postanejo nepotrebna – to je treba načrtovati skupaj s tehnično rešitvijo, ne šele po njej.

Pri večjih projektih se zato že na začetku določi projektni vodja, odgovornosti posameznih ekip, roki ter način komunikacije in poročanja med naročnikom in izvajalcem. Brez tega se odgovornost za posamezne odločitve med projektom razpuhti in se spremembe zavlečejo.

Zaposlenim je treba dati čas, da se naučijo novega sistema, in prostor, da opozorijo na procese, ki jih rešitev ne upošteva dovolj dobro. Projekt, ki te povratne informacije ignorira, pogosto konča s sistemom, ki tehnično deluje, a ga zaposleni obidejo z lastnimi preglednicami in ročnimi postopki.

Kako izbrati izvajalca za poslovno informacijsko rešitev?#

Pri izboru izvajalca je ključno preveriti, ali zna prevzeti vaš obstoječi sistem, ne le zgraditi novega od začetka. Izvajalec, ki zahteva pregled izvorne kode, arhitekture in podatkov, preden poda oceno obsega dela, dela odgovorno – nasprotno, hitra obljuba brez tega pregleda je znak tveganja.

Poleg tehničnega znanja je pomembno, kako je urejena odgovornost po zagonu sistema – kdo odgovarja za napake, kakšni so razredi nujnosti in kako hitro se odzove podpora. Prav tako je pomembno, da izvorna koda, podatki, dostopi in gesla ob zaključku projekta preidejo k naročniku kot del primopredaje, ne ostanejo pri izvajalcu.

Pri izboru izvajalca za večji projekt je smiselno preveriti, ali lahko sestavi ekipo z ustreznimi vlogami, saj en sam profil redko pokrije celoten obseg.

Epix in njegova specialistična partnerska mreža tako ekipo sestavljata glede na obseg projekta, pri čemer lahko naročnik prevzame celoten projekt ali le posamezen tehnični sklop, odvisno od tega, kaj že ima urejeno in kaj mora šele zgraditi.

• solution architect za zasnovo sistema
• backend in frontend razvijalci
• strokovnjak za podatke in AI, kjer je to relevantno
• DevOps in cloud inženir za infrastrukturo
• strokovnjak za kibernetsko varnost
• QA inženir za testiranje
• projektni vodja za usklajevanje rokov in komunikacijo

Kako poteka uvedba poslovno informacijske rešitve in podpora po zagonu?#

Uvedba poteka po korakih, ki si sledijo: analiza obstoječega stanja, zasnova arhitekture, UX/UI, razvoj, testiranje, uvedba v produkcijsko okolje in izdelava dokumentacije. Pri večjih projektih se ti koraki ne izvajajo zaporedno za celoten sistem hkrati, temveč po sklopih, tako da je vsak sklop mogoče testirati in uvesti ločeno.

Po zagonu sistema se vzpostavi podpora, pri čemer je smiselno vnaprej določiti razrede nujnosti.

Po uvedbi je mogoče prevzeti nadzor delovanja, odpravo napak, tehnične in varnostne posodobitve ter nadaljnji razvoj sistema. Odzivni časi za posamezen razred se določijo glede na kritičnost in dogovor z naročnikom, saj so univerzalni odzivni časi brez poznavanja konkretnega sistema neuporabni.

Projekt torej ne konča z uvedbo, temveč se podpora nadaljuje skozi celotno uporabno dobo sistema – od odprave manjših napak do prilagoditev, ki jih prinesejo nova zakonodaja, rast poslovanja ali nove poslovne zahteve.

• razred 1 – izpad: sistem ali ključni del ne deluje, obravnava ima najvišjo prednost
• razred 2 – motnja: sistem deluje, posamezna funkcija ne
• razred 3 – napaka: manjša napaka brez vpliva na poslovanje, uvrsti se v naslednjo objavo
• razred 4 – zahteva: sprememba ali nadgradnja, obseg in termin se uskladita naknadno

Od česa je odvisna cena poslovno informacijske rešitve?#

Cena poslovno informacijske rešitve ni fiksno število, temveč je odvisna od obsega dela, zato jo je mogoče določiti šele po pregledu zahtev in tehnične zahtevnosti projekta. Podjetja, ki iščejo splošen cenovni razpon, pogosto dobijo zavajajoč odgovor, ker je razpon med manjšim modulom in celovitim sistemom za več oddelkov izjemno širok.

Na obseg in s tem na ceno projekta vpliva več dejavnikov.

Pred določitvijo cene je zato smiselna krajša analiza, ki obseg razčleni na sklope, tako da je vsak sklop mogoče oceniti in izvesti ločeno. To naročniku omogoči, da projekt po potrebi razdeli na faze in vsako fazo potrdi, preden se začne naslednja.

• obseg funkcionalnosti in število uporabniških vlog
• koliko obstoječih sistemov je treba povezati in kakšni so njihovi API-ji
• ali gre za nov sistem ali za prevzem in nadgradnjo obstoječega
• količina in stanje podatkov, ki jih je treba prenesti
• zahteve glede varnosti, revizijske sledi in skladnosti
• obseg testiranja in ali je potreben neodvisen QA
• raven podpore po uvedbi in dogovorjeni odzivni časi